First-time-right? So wird Ihr IT-Projekt garantiert ein Erfolg!

Unsere Berater sind sehr beschäftigt. Warum eigentlich? Weil die meisten unserer Kunden an die Grenzen ihres SAP ECC-Systems stossen. Und das heisst, die Zeit ist reif für ein Upgrade auf SAP S/4HANA. Die meisten befinden sich jetzt noch im Forschungsprozess mit verschiedenen Workshops, um den richtigen Weg zu finden. Schliesslich ist jedes Unternehmen anders und es kommt darauf an, wie man migriert. Eine gute Vorbereitung auf das Upgrade ist also die halbe Miete. Die andere Hälfte, damit Ihr IT-Projekt ein Erfolg wird? Die liegt in der Herangehensweise. Um das richtig zu machen, nutzen wir natürlich bewährte Methoden, von denen andere Kunden bereits profitiert haben. Und wir freuen uns, diese Erkenntnisse in diesem Blog mit Ihnen zu teilen!

«Unsere Kunden dürfen nichts bemerken.»

«Wir wollen so wenig Störungen am Arbeitsplatz wie möglich.»

«Unsere Mitarbeiter müssen das System sofort nutzen können.»

Das sind nur einige der Dinge, die unsere Kunden sagen, wenn wir mit ihnen die Schritte bis zum Go-Live besprechen. Und das zu Recht. Ein Go-Live mit Störungen, durch die Waren nicht ausgeliefert oder Bestellungen nicht angenommen werden können, ist einfach ein Fiasko. Vor allem in der Agrar- und Ernährungswirtschaft, wo täglich frische Produkte umgeschlagen werden und Verschwendung daher ein echtes Risiko darstellt. Aber auch für Unternehmen in anderen Branchen ist dies einfach nicht wünschenswert. Man denke nur an die Rufschädigung, weil die Kommunikation mit den Kunden verzerrt ist. Aber es hat auch interne Konsequenzen: Denn die Akzeptanz Ihres neuen Systems bei Ihren Kollegen wird unter einer schlechten Inbetriebnahme leiden. Und auch das kostet Geld.

Die Voraussetzungen für ein erfolgreiches IT-Projekt

Sie wollen vermeiden, dass eine neue IT-Plattform Ihren Erwartungen nicht gerecht wird. Es gibt alle möglichen Gründe, warum ein Projekt nicht funktioniert. Sie reichen von einem nicht ausreichend geschlossenen Business Case bis hin zu Kommunikationsproblemen zwischen Anbieter und Kunde. Aber auch ein zu grosser Enthusiasmus für alle «nice-to-haves», eine Verzögerung des ursprünglichen Umfangs oder die traditionelle Sprachverwirrung zwischen Business und IT können zu Engpässen führen. Und obwohl jedes Projekt und jeder Kunde, mit dem Sie als Implementierungspartner zusammenarbeiten, einzigartig ist, gibt es eine Reihe von Punkten, die Sie auf jeden Fall im Voraus abhaken können – als Anbieter und als Kunde -, damit die Erfolgschancen Ihrer Implementierung steigen.

First-time-right, das ist ehrgeizig. Aber nicht unmöglich. Jedes erfolgreiche IT-Projekt sollte mit einer umfassenden Findungsphase beginnen. Dabei ist es sowohl für uns als IT-Unternehmen als auch für den Kunden wichtig, eine gründliche Voruntersuchung durchzuführen. Wie wird heute gearbeitet und welche Anwendungen unterstützen dies, und wohin will die Organisation? Wie kann das neue System dies unterstützen? Dabei gehen wir immer von den Prozessen aus. Denn es sind die Prozesse, die ein Unternehmen von der Konkurrenz abheben. Nicht die IT.

Ein besonders wichtiger Teil des gesamten Prozesses ist die klare Umsetzung der Anforderungen und Wünsche in eine passende IT-Lösung. Wir bringen die Erwartungen zu Papier und sind als Implementierungspartner realistisch. Was brauchen Sie wirklich und was kann als «nice-to-have» betrachtet werden? Anpassungen können zu Engpässen führen, zum Beispiel beim Testen oder beim Going Live. Aber auch zu einem späteren Zeitpunkt bei eventuellen Aktualisierungen.

Von IST zu SOLL, aber mit realistischen Erwartungen

Veränderungen können heikel sein. Wir erleben daher oft, dass Kunden das alte System neu aufbauen möchten. Die IST- und SOLL-Phasen erfordern jedoch einen anderen Ansatz. Deshalb gehen wir bei der Voruntersuchung immer prozessorientiert vor. Was ist die ideale Situation in der Zukunft? Wollen Sie beispielsweise die GxP-Vorgaben in kürzerer Zeit und mit weniger Fehlerquellen erfüllen? Welche Abteilungen müssen enger miteinander verbunden werden? Wie sparen Sie Zeit bei der Rechnungsstellung? Wie vermeiden Sie wandernde Excel-Listen und stellen sicher, dass alle mit denselben Daten arbeiten? Wollen Sie den Bedarf besser vorhersagen? All diese Fragen erarbeiten wir in verschiedenen Workshops, um dann einen soliden Angriffsplan für den «First-Time-Right» zu entwickeln.

Vermeiden Sie Anpassungen, setzen Sie auf Best Practices

Damit eine Implementierung erfolgreich ist, gehen wir so weit wie möglich von einem Standard-ERP aus. Denn obwohl jedes Unternehmen einzigartig ist, weisen viele Geschäftsprozesse grosse Ähnlichkeiten untereinander auf. Ich würde sogar behaupten, dass es sich um 90 Prozent handelt. Sie profitieren von den bewährten Verfahren, die wir zuvor in anderen Unternehmen eingeführt und perfektioniert haben. Aber natürlich muss es Raum für Lösungen geben, die in Ihrer spezifischen Branche wichtig sind und die nicht von einer Standard-ERP-Plattform abgedeckt werden.

Wie gehen wir auf diesen Bedarf an spezifischen Lösungen ausserhalb des Standard-ERP ein? Mit Accelerators, die wir für bestimmte Branchen entwickelt haben, und mit Add-ons für die SAP Business Technology Platform zum Beispiel. Mit SAP BTP können Sie Anwendungen relativ schnell und einfach in Ihr ERP-System integrieren, ohne es zu belasten.

Es kann verlockend sein, dem Testen weniger Aufmerksamkeit zu schenken. Schliesslich brauchen Tests Zeit, und Zeit ist knapp. Und dafür gibt es eigentlich keinen Spielraum. Aber auch dafür gibt es Abhilfe. Zum Beispiel, indem man in Phasen testet und live geht. Bei Vreugdenhil Dairy Foods haben wir eine Fabrik während der Hochsaison der Milchproduktion ohne grössere Unterbrechungen auf SAP S/4HANA umgestellt. Aufgrund der schwierigen Umstände entschieden wir uns gemeinsam für eine schrittweise Einführung. Eine Entscheidung, die sich in dieser besonderen Situation als erfolgreich erwies und gut funktionierte. In Abständen von drei bis vier Wochen wurde jeweils eine Produktionsstätte in Betrieb genommen. In diesen Wochen wurden Erfahrungen und Rückmeldungen gesammelt, und diese Erkenntnisse wurden in die nächste Produktionsanlage übernommen. Und Vreugdenhil? Dieses Unternehmen ist immer noch jeden Tag mit seinem integrierten System zufrieden!

ERP-Implementierungen sind teuer. Und oft stellt man auf eine neue Arbeitsweise um, die die Art und Weise, wie man seine Arbeit erledigt, für alle verändert. Mehr als einmal machen wir die Erfahrung, dass ein Kunde geradezu begeistert ist, in ein solches Projekt zu investieren, und dass es schwierig sein kann, das Alte loszulassen.

Ein IT-Projekt verändert fast immer die Art und Weise, wie Sie arbeiten

Vom Finanzwesen bis zur Auftragserfassung und von der Beschaffung bis zur Lagerhaltung: Wenn Sie sich für eine integrierte ERP-Plattform wie SAP S/4HANA entscheiden, wird sich Ihre Arbeitsweise in vielerlei Hinsicht ändern. Und diese Veränderung ist auch ein wichtiger Teil Ihrer Projektplanung. Sie müssen Ihre Mitarbeiter auf ein neues System und veränderte Prozesse vorbereiten. Eine integrierte Softwareumgebung wird zum Beispiel den Bedarf an Excel-Anwendungen und den damit verbundenen Berichten stark reduzieren. Andererseits verschafft Ihnen ein solches System neue Einblicke.

Gemeinsam mit unseren Kunden besprechen wir im Vorfeld der Implementierung immer das Thema Change Management. Denn der Erfolg einer Implementierung hängt nicht allein von der Technologie ab. Wenn jemand weiterhin mit Excels oder fragmentierten Anwendungen arbeitet, können Sie Ihre einzige Quelle der Wahrheit verlieren. Und wir wollen auch, dass unser Projekt gleich beim ersten Mal richtig läuft und die Endbenutzer zufrieden sind.

Beziehen Sie die künftigen Nutzer frühzeitig in die Umsetzung ein

Die Unterstützung und Einbeziehung der Mitarbeiter ist für uns unerlässlich. Deshalb ist es auch gut, im Vorfeld zu recherchieren, was die Mitarbeiter brauchen und sie in die Umsetzung und die Tests einzubeziehen. Denn schliesslich müssen sie ja damit arbeiten. Ihr Feedback ist sehr wichtig.

Wählen Sie eine Partei, die Sie versteht

Das erste Mal richtig? Dann ist es hilfreich, einen Partner an Ihrer Seite zu haben, der nicht nur Ihre spezifischen Branchenprozesse kennt, sondern auch weiss, wie IT-Projekte in Ihrer Branche am besten aufgestellt sind.

Zum Abschluss haben wir eine Checkliste für den idealen Partner erstellt. Entscheiden Sie sich für eine Partei, die:

• die richtigen Fragen stellt, damit die richtige Lösung gewählt wird, die Ihnen den grössten Nutzen bringt.
• entscheidungsfreudig ist, weil er oder sie dank fundierter Erfahrung und Kenntnisse weiss, was zu tun ist.
• verschiedene Organisationen von innen gesehen hat und daher die Fallstricke kennt, aber auch Best Practices aus früheren Projekten mitbringt.
• Er kennt sowohl die Geschäftsprozesse als auch die IT.
• Kennt den Ablauf einer Implementierung und kann Prioritäten setzen.
• Kann einen Implementierungsplan für Ihr Unternehmen entwickeln.
• Kennt die richtigen Methoden und Werkzeuge und kann Sie dazu beraten.
• Kann Workshops organisieren, um die Mitarbeiter einzubeziehen und sie mit dem neuen System oder der neuen Anwendung vertraut zu machen.
• Kann die Implementierung unterstützen. Von A bis Z. Und wenn er oder sie Hilfe braucht, steht ihm oder ihr ein umfangreiches Netzwerk von Experten zur Verfügung.
  

Das sind natürlich nur eine Handvoll Bedingungen für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Aber wenn Sie diese drei Punkte beachten, haben Sie schon einen weiten Weg zurückgelegt.