Erfolgreiche SAP-Concur-Implementierung in der Schweiz

Das Einführen von SAP Concur in Unternehmen ist ein bedeutendes Vorhaben, das eine grundlegende Neugestaltung der Geschäftsabläufe mit sich bringt. Viele Unternehmen stehen vor anspruchsvollen Herausforderungen, wenn es um die Abrechnung von Reisekosten, das Spesenmanagement und die Einhaltung von Vorschriften geht.

SAP Concur bietet eine cloudbasierte Lösung, die Unternehmen hilft, diese Anforderungen effizient zu meistern. SAP Concur ermöglicht es Angestellten, ihre Reisen zu reservieren, Ausgaben zu erheben und Genehmigungen zu beantragen – und das alles auf einer einzigen Plattform. Unternehmen ziehen Vorteile aus einer zentralisierten Lösung, die es ihnen ermöglicht, die Reisekosten transparent und effizient zu kontrollieren und dabei die Benutzererfahrung zu optimieren. Hier finden Sie weitere Informationen über die Vorteile von SAP Concur.

Aber wie sieht ein solches Umsetzungsprojekt in der Praxis aus? Welche Herausforderungen können auftreten, und wie lassen sich diese erfolgreich bewältigen?

In diesem Blogartikel bieten wir Ihnen einen detaillierten Einblick in die Projektphasen, typische Schwierigkeiten und häufige Fragen, die sich bei der Einführung von SAP Concur ergeben. Mit diesem Wissen können Sie Ihr eigenes Implementierungsprojekt erfolgreich planen und umsetzen.

Die Schweiz stellt Unternehmen durch strenge steuerrechtliche und regulatorische Anforderungen vor besondere Herausforderungen. SAP Concur bietet eine automatisierte Lösung, die Compliance sichert und Fehler minimiert – besonders bei den komplexen Vorschriften zur Reisekostenabrechnung und den unterschiedlichen steuerlichen Bestimmungen in den Kantonen.

Die Implementierung von SAP Concur erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung. Nachfolgend sind die typischen Phasen eines Implementierungsprojekts aufgeführt:

1. Analyse und Planung

Am Anfang steht eine detaillierte Analyse der aktuellen Abläufe und Anforderungen des Unternehmens:

• Welche Herausforderungen gibt es bei der Reisekostenabrechnung?
• Bestehen unterschiedliche Vorschriften in den Abteilungen?
• Wie sollen bestehende Systeme wie ERP oder Buchhaltung integriert werden?

Diese Phase dient dazu, die Ziele des Projekts festzulegen, wie etwa die Automatisierung von Genehmigungsverfahren oder die Erhöhung der Transparenz. Die Interessensgruppen, vor allem aus den Fachbereichen, werden identifiziert und eingebunden sowie die benötigten Ressourcen und der Zeitrahmen definiert.

2. Systemgestaltung und Anpassung

Das SAP-Concur-System wird individuell an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens und an die gesetzlichen Rahmenbedingungen in der Schweiz angepasst. Dazu gehören:

• Einführung von Mehrwertsteuervorgaben.
• Berücksichtigung spezifischer Reisekostenrichtlinien.
• Einrichtung individueller Genehmigungsprozesse.

Die Benutzeroberfläche wird so gestaltet, dass sie die Anforderungen der Endnutzer:innen erfüllt und leicht verständlich ist. Dies kann zum Beispiel durch die Einführung von Mehrwertsteuervorgaben, speziellen Reisekostenrichtlinien oder individuellen Genehmigungsprozessen geschehen.

3. Einbindung in vorhandene Systeme

Eine reibungslose Integration von SAP Concur in bestehende IT-Systeme wie das ERP oder Buchhaltungssoftware ist entscheidend. Dies ermöglicht die automatische Übertragung von Daten und reduziert manuelle Arbeit.

• Schnittstellen müssen sorgfältig geplant und überprüft werden, um Fehler bei der Datenübertragung zu vermeiden.
• Eine gute Integration stellt sicher, dass alle relevanten Daten in Echtzeit verfügbar sind.

4. Schulung und Change-Management

Die Akzeptanz der Mitarbeitenden ist entscheidend für den Erfolg. In dieser Phase:

• Werden Schulungen für Endnutzer:innen und Administratoren durchgeführt.
• Unterstützt ein klar strukturiertes Change-Management den Übergang zu den neuen Prozessen.
• Workshops und regelmässige Kommunikation fördern das Verständnis und die Akzeptanz der neuen Lösung.

Ein sorgfältig geplantes Change-Management ist entscheidend für die Überwindung von Widerständen und die erfolgreiche Implementierung des Systems in einem Unternehmen.

5. Go-Live und Support

Nach umfangreichen Tests und nach Ausbildung der Nutzer:innen wird SAP Concur live geschaltet. Der Go-Live erfordert:

• Die Überprüfung aller Abläufe und Schnittstellen unter realen Bedingungen.
• Rasche Reaktionen auf anfängliche Probleme.
• Einen zuverlässigen Support durch NTT DATA Business Solutions, um sicherzustellen, dass der Betrieb reibungslos läuft.

Die Implementierung von SAP Concur in der Schweiz ist ein strategisches Vorhaben, das Effizienz und Compliance in den Finanzprozessen eines Unternehmens deutlich verbessert. Allerdings erfordern erfolgreiche Umsetzungen eine gründliche Planung, eine deutliche Kommunikation mit den Interessengruppen, umfangreiche Schulungen und eine exakte technische Einbindung.

Die optimale Umsetzung dieses Prozesses bringt nicht nur eine bessere Kontrolle über die Reisekosten und Spesen mit sich, sondern auch eine gesteigerte Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da die Prozesse vereinfacht und die Benutzererfahrung verbessert werden.

Eine erfolgreiche Bewältigung der Herausforderungen und die Etablierung von SAP Concur als nachhaltige Lösung für das Unternehmen erfordern ein angemessenes Projektmanagement und die Auswahl des passenden Partners für die Implementierung. Als erfahrener Partner bei der Einführung von SAP Concur stellen wir mit unserem Know-how sicher, dass Ihr Projekt reibungslos und erfolgreich umgesetzt wird – von der Planung bis zum Go-Live und darüber hinaus.

In den kommenden Beiträgen geben wir Ihnen einen detaillierten Einblick, wie NTT DATA Business Solutions die verschiedenen Phasen einer SAP-Concur-Implementierung gestaltet und welche bewährten Ansätze wir dabei verfolgen:

• Analyse und Planung: Gemeinsam mit Ihnen erheben wir Anforderungen, identifizieren Optimierungspotenziale und legen klare Ziele für Ihr Projekt fest.
• Systemgestaltung und Anpassung: Wir konfigurieren SAP Concur individuell für Ihre Bedürfnisse – mit Fokus auf lokale Anforderungen wie Schweizer Mehrwertsteuerregelungen und Compliance-Vorgaben.
• Integration: Unsere Expert:innen sorgen für eine nahtlose Anbindung von SAP Concur an Ihre bestehenden Systeme wie SAP ERP und Buchhaltungssoftware.
• Change-Management und Schulung: Wir begleiten Sie durch den Veränderungsprozess, schulen Ihre Mitarbeitenden und fördern die Akzeptanz neuer Abläufe durch zielgerichtete Kommunikation.
• Go-Live und langfristiger Support: Wir stellen sicher, dass Ihr System reibungslos in Betrieb geht und bieten Ihnen umfassende Unterstützung, damit Ihre Prozesse auch langfristig optimiert bleiben.

Bleiben Sie dran, um mehr darüber zu erfahren, wie wir jedes Projekt individuell gestalten und sicherstellen, dass Ihre SAP-Concur-Implementierung ein voller Erfolg wird.