Blogreihe: SAP Invoice Management by OpenText: Digitalisieren Sie Ihren Rechnungsworkflow

Effiziente E-Mail-Rechnungsverarbeitung mit SAP Invoice Management

Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, wie Sie mit SAP Invoice Management by OpenText ihre eingehenden Rechnungen smart und effizient verarbeiten. Die Lösung leitet eine per E-Mail eintreffende Rechnung automatisch an das SAP-System weiter und startet den Rechnungsverarbeitungs-Workflow. Ergänzt durch die innovative Lösung „E-Invoice Recognition Simplified“ von NTT DATA Business Solutions erkennt das System automatisch, ob ein PDF-Anhang eine Rechnung ist. Die Power-User werden durch einen benutzerfreundlichen Report der Lösung „E-Invoice Recognition Simplified” bei der manuellen Klassifizierung der Rechnungsdokumente und E-Mail-Anhänge unterstützt.

Marco Dietschi | Juni 11, 2024 | 2 min

In der heutigen Geschäftswelt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Unternehmen suchen ständig nach Wegen, ihre Prozesse zu optimieren und ihre Ressourcen optimal zu nutzen. Ein oft übersehener Bereich ist die Rechnungsverarbeitung. Doch dank der E-Mail-Rechnungsverarbeitung via Vendor Invoice Management (VIM) können Unternehmen ihre Rechnungsabläufe revolutionieren und mit SAP Invoice Management by OpenText nahtlos in ihre SAP-Systeme integrieren.

Was macht diese Lösung so besonders? Sie ermöglicht es, E-Mail-Rechnungen direkt an SAP weiterzuleiten und automatisch einen VIM-Workflow zu starten, sobald ein PDF-Anhang als Rechnung erkannt wird. Dies beschleunigt den Prozess erheblich und sorgt für eine effiziente Verarbeitung Ihrer Rechnungen.

Doch das ist noch nicht alles. Eine der grössten Herausforderungen bei der Rechnungsverarbeitung ist die Unterscheidung zwischen Rechnungen und anderen Anhängen. Hier kommt die innovative Lösung E-Invoice Recognition Simplified von NTT DATA Business Solutions ins Spiel. Sie ermöglicht eine automatische Identifizierung (siehe nachfolgende Abbildung) von Rechnungen und bietet sogar die Möglichkeit einer benutzerfreundlichen manuellen Klassifizierung über einen übersichtlichen Report.

In dieser Übersicht können Anhänge aus einer E-Mail, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten, manuell als Rechnungsdokument oder Anhang zur Rechnung klassifiziert werden.

Mit der nachfolgenden Konfiguration kann ein automatischer Filter zur Erkennung von Anhängen zur Rechnung eingerichtet werden.

So stellen Sie sicher, dass nur tatsächliche Rechnungen einem VIM-Workflow zugeführt werden, was die Effizienz Ihres gesamten Rechnungsverarbeitungsprozesses weiter steigert.

Der E-Mail-Eingang wird vom SAP-internen Mailserver empfangen und an den Eingangskanal des „Incoming Document Frameworks“ übergeben, das Bestandteil der „VIM Central Workplace“ von OpenText ist und die Eingangsverarbeitung sämtlicher Belege steuert. Durch „E-Invoice Recognition Simplified“ von NTT DATA Business Solutions wird sichergestellt, dass der Prozess reibungslos und präzise abläuft.

Durch die nahtlose Integration und intelligente Klassifizierungsmöglichkeiten bietet die E-Mail-Rechnungsverarbeitung via VIM einen entscheidenden Mehrwert für Unternehmen, die nach Effizienzsteigerungen und Wettbewerbsvorteilen suchen.

Bereit, Ihre Rechnungsverarbeitung zu optimieren? Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie Sie mit SAP und VIM Ihre Abläufe auf das nächste Level heben können.

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Marco Dietschi

SAP Senior Professional Consultant ECM | Process Integration