NTT DATA Business Solutions
NTT DATA Business Solutions Schweiz | November 30, 2023 | 3 min

Den Rechnungseingang zu 100 Prozent digitalisieren – von der Papierrechnung zur digitalen Genehmigung

Obwohl die Digitalisierung in der Wirtschaft beständig voranschreitet, werden Rechnungen häufig noch auf Papier versendet. Diese manuell zu erfassen und zu bearbeiten ist aufwändig und kostenintensiv. Setzen Unternehmen unterstützende Lösungen wie OCR-Erkennung ein oder nutzen bereits einen elektronischen Rechnungsaustausch, fallen oftmals noch Nacharbeiten an.

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Den Rechnungseingang digitalisieren

NTT DATA Business Solutions bietet Unternehmen Lösungen für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess: vom digitalen Rechnungseingang über die Rechnungserfassung, die Prüfung und Klärung bis hin zur Buchung der Rechnung. Damit lässt sich die manuelle Vorsortierung eingehender Rechnungen drastisch reduzieren. Darüber hinaus findet eine automatische Datenextraktion und Klassifizierung statt und Unternehmen profitieren von einer Echtzeit-Prozessüberwachung auf Basis eines Rechnungseingangsbuchs. Dank der direkten Weiterleitung an die Fachabteilungen können Durchlaufzeiten stark verkürzt werden. Zusätzlich lassen sich Kosten sparen, denn die Software nutzt automatisch gewährte Skonti, Rabatte und saisonale Angebote. Wichtig: Für alle Dokumente und Prozessschritte wird die Einhaltung von Compliance-Richtlinien garantiert. Insgesamt ergeben sich daraus eine höhere Transparenz und mehr Sicherheit.

Die Lösung und ihre Komponenten

Im Rechnungseingang werden die unterschiedlichen Rechnungseingangskanäle unterstützt: Entweder wird die klassische Papierrechnung per Scanprozess in die digitale Weiterverarbeitung geleitet oder digital erhaltene Rechnungen kommen per E-Mail in die Verarbeitung. Der automatische Rechnungsleser ist für den zweiten Prozessschritt zuständig. Hier findet die automatische Extraktion der Daten aus den Rechnungsbildern statt. Dabei gleicht die Software die Daten mit den SAP-Stammdaten und -Bewegungsdaten sowie den Bestellungen ab. Ausserdem wird jede Rechnung rechnerisch geprüft: Stimmen die ermittelten Rechnungsbeträge zuzüglich Steuer mit dem Gesamtbetrag der Rechnung überein? Hinzu kommen Konformitätsprüfungen: Ist die Rechnung mit allen Informationen versehen, die eine valide Rechnung enthalten muss? Gelingt es dem Rechnungsleser nicht, die aus der OCR (Optical Character Recognition) erhaltenen Rechnungsdaten komplett zu validieren, übergibt er diese an einen Nachbearbeitungsplatz. Hier ergänzt und korrigiert ein Mitarbeiter die Daten, so dass am Ende ein vollständig valider Beleg entsteht.

Revolutionieren Sie Ihren Rechnungseingangsprozess mit Intelligent Capture for SAP Solutions von OpenText:

  1. Nahtlose Integration mit SAP:
    Erleben Sie eine reibungslose Zusammenarbeit mit der SAP-Schnittstelle. Unsere Lösung wird nicht nur darüber verwaltet, sondern lernt auch von jeder Veränderung in SAP. Schluss mit dem lästigen Wechseln zwischen verschiedener Applikationen – die vollständige Integration und Automatisierung sorgen für einen durchgängigen Workflow.
  2. Leichte Konfiguration für schnelle Produktivität:
    Unsere Lösung setzt auf fortschrittliches maschinelles Lernen und ist so konfiguriert, dass der Einrichtungsaufwand minimal ist. Das bedeutet für Ihre Benutzer: Produktivität ab dem ersten Tag. Starten Sie durch, ohne lange Konfigurationsphasen.
  3. Intelligente Automatisierung für herausragende Ergebnisse:
    Setzen Sie auf Spitzenleistung mit unserem zum Patent angemeldeten Erkennungsalgorithmus von OpenText. Selbst in komplexen Szenarien, in denen vergleichbare Lösungen versagen, erzielen wir nicht nur eine höhere Erkennungsgenauigkeit, sondern auch beeindruckende Automatisierungsraten. Menschliches Eingreifen wird auf ein Minimum reduziert, Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert!
  4. Innovativer Ansatz für maschinelles Lernen:
    Betreten Sie die Zukunft des maschinellen Lernens! Greifen Sie auf eine umfassende Wissensdatenbank zurück, gestützt auf Tausende von Rechnungen aus über 35 Ländern. Durch kontinuierliches Lernen werden Felder präzise identifiziert und unterschieden. Wir optimieren unsere Lösung fortlaufend basierend auf direktem Benutzerfeedback und Korrekturen aus Aktionen in SAP.

Steigern Sie Ihre operative Exzellenz mit Intelligent Capture for SAP Solutions von OpenText – einer Lösung, die nicht nur technologisch fortschrittlich ist, sondern auch Ihren Workflow nahtlos gestaltet und kontinuierlich weiterentwickelt.

Ein vollständig digitaler Prozess

Danach startet ein elektronischer Workflow zur Klärung von bestellbezogenen Rechnungen bzw. nicht bestellbezogenen Rechnungen durch den Einkauf oder die Fachabteilungen. Am Ende gibt es eine final freigegebene Rechnung, die automatisch oder manuell verbucht werden kann. Das Rechnungsbild steht dem Bearbeiter in jedem Prozessschritt automatisch im Archiv zur Verfügung.

Das Rechnungseingangsbuch

Der gesamte Prozess wird durch ein Rechnungseingangsbuch (VIM Analytics) unterstützt. Dieses ist Teil des SAP-Add-ons, das schon früh mit der Analyse der Rechnung ansetzen kann. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Nachbearbeitungsplatz nicht in der Buchhaltung angesiedelt ist. So hat die Buchhaltung dennoch früh im Blick, welche Rechnungen im Zulauf sind. Gleiches gilt für das Reporting, aus dem man ableiten kann, wo Fehlerquellen liegen. So lassen sich Optimierungspotenziale erkennen, um in der Rechnungsverarbeitung Zeiteinsparungen zu erreichen.

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Maximieren Sie die Effizienz mit Vendor Invoice Management (VIM) für SAP

Erfahren Sie, wie Vendor Invoice Management (VIM) für SAP Ihrem Unternehmen einen erheblichen Mehrwert bietet. Mit einer Fokussierung auf die Optimierung von Prozessen in der Kreditorenbuchhaltung, der Steigerung der Produktivität und der ständigen Anpassung an Compliance-Vorschriften, ist VIM ein unverzichtbares Werkzeug für moderne Unternehmen.

  1. Beschleunigung der Abläufe:
    Vereinfachen Sie SAP-Prozesse im gesamten Unternehmen, insbesondere in der Kreditorenbuchhaltung. Von der Rechnungserstellung bis zur Abschlusszahlung ermöglicht VIM erhebliche Zeitersparnisse und beschleunigte Abläufe.
  2. Steigerung von Produktivität und Umsatz:
    Setzen Sie auf intelligente Prioritäten bei Rechnungen und Kundenbestellungen. Die Automatisierung von Validierung, Weiterleitung, Genehmigung und Abwicklung führt zu gesteigerter Produktivität. Das Ergebnis: eine optimierte Kunden- und Lieferantenerfahrung.
  3. Gewährleistung der Compliance:
    Implementieren Sie vorkonfigurierte Regeln, Rollen, Aktionen und bewährte Praktiken, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in jeder Phase des Prozesses die erforderlichen Vorschriften einhält.
  4. Ständige Optimierung der Arbeitsabläufe:
    Nutzen Sie integrierte Analysen für Ursachenanalysen und eine agile Vorgehensweise. Durch einen kontinuierlichen Zyklus werden optimale Rechnungsmanagementprozesse gewährleistet, was zu ständiger Verbesserung und Effizienz führt.

Mit Vendor Invoice Management (VIM) für SAP erleichtern Sie nicht nur Ihre Arbeitsabläufe, sondern maximieren auch die Produktivität und die Erfahrung Ihrer Kunden und Lieferanten. Die Einhaltung von Vorschriften und die kontinuierliche Optimierung stellen sicher, dass Ihr Unternehmen immer auf dem neuesten Stand ist.

Hauptmerkmale im Überblick:

  1. Vorkonfigurierte Regeln, Rollen und Aktionen:
    Optimieren und automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung mit bereits vorab eingestellten Regeln, die an gängige Arbeitsabläufe angepasst sind und einfach erweitert oder verbessert werden können.
  2. Maschinelles Lernen und KI:
    Vereinfachen Sie Aufgaben wie die Verwaltung von Rechnungsfreigaben durch Automatisierung. Nutzen Sie maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um Dateneingabe und Benutzeraktionen intelligent zu minimieren.
  3. Native und SAP Fiori-Benutzeroberflächen:
    Bearbeiten Sie Workflows von jedem Gerät aus mit SAP Fiori®-Schnittstellen für eine flexible und benutzerfreundliche Nutzung.
  4. ECM-Integration:
    Integrieren Sie nahtlos in OpenText-Informationsmanagement-Lösungen für SAP, einschliesslich OpenText™ Extended ECM for SAP und OpenText™ Core Archive for SAP Solutions.
  5. Intelligente Erfassung:
    Verwalten Sie OCR-Konfiguration und -Orchestrierung und verbessern Sie zukünftige Ergebnisse durch integriertes maschinelles Lernen basierend auf Benutzerkorrekturen.
  6. Integrationen zur Einhaltung von Compliance:
    Unterstützen Sie die Umsetzung von Compliance-Standards durch Integrationen wie SAP Document and Reporting Compliance und SAP Information Lifecycle Management.
    Diese Hauptfunktionen bieten eine effiziente und benutzerfreundliche Lösung, die nicht nur die Rechnungsverarbeitung optimiert, sondern auch eine reibungslose Integration in bestehende Arbeitsabläufe ermöglicht. Entdecken Sie, wie VIM für SAP Ihr Unternehmen in die Zukunft der effizienten Finanzprozesse führt.

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