Brexit-Umstellung verpasst? So gelingt die schnelle Umsetzung!

Zum 31.12.2020 hat das Vereinigte Königreich (in SAP Ländercode GB) endgültig die EU verlassen. Zwar beinhaltet das neue Abkommen zwischen der Schweiz und dem Vereinigten Königreich keine grosse Änderungen im Aussenhandel, dies bedeutet aber nicht, dass Sie als Schweizer Unternehmen keine Handlungen treffen müssen. In diesem Blogbeitrag gehen wir die Themen an, welche für Sie als Schweizer Unternehmen von Bedeutung sind und welche Massnahmen Sie in Ihrem SAP-System schnellstmöglich durchführen sollten.

Welche Schweizer Unternehmen sind generell betroffen?

Auch nach dem Austritt vom Vereinigten Königreich aus der EU muss natürlich für jeden Export aus der Schweiz und Import in das Vereinigte Königreich eine entsprechende Ausfuhr- und Zollanmeldung erstellt werden. Vielen Unternehmen ist dabei aber nicht bewusst, welche Szenarien genau betroffen sind und was nun auch im SAP System beachtet werden muss.

Folgende Beziehungen resultierend aus Intercompany Lieferungen, Lieferungen von Lieferanten und Lieferungen an Kunden zwischen Grossbritannien, Nordirland, EU oder Schweiz sind relevant:

Von der Schweiz zu Grossbritannien (inkl. Nordirland) & von Grossbritannien (inkl. Nordirland) zur Schweiz
Von der EU zu Grossbritannien & von Grossbritannien zur EU
Von Grossbritannien zu Nordirland & von Nordirland zu Grossbritannien
Von der EU zu Nordirland & Nordirland zur EU

SAP-System: Was ist zu beachten?

Welche SAP-Umstellungen Ihr System tatsächlich benötigt ist abhängig von Ihren gepflegten Aussenhandelsbeziehungen. Die Komplexität steigt mit den Beziehungen, in welchen die EU oder die Region Nordirland involviert sind. Spezifisch ändert sich für Schweizer Unternehmen ohne Niederlassungen in der EU hauptsächlich das EU-Kennzeichen in den Ländereinstellungen für GB. Für alle anderen oben aufgeführten Aussenhandelsbeziehungen Ihrer Niederlassungen werden umfangreichere Umstellungen mithilfe von SAP-Hinweisen und manuellen Tätigkeiten in FI, SD und MM benötigt.

Zusätzlich zeigen die Erfahrungen unserer mit der Umstellung betrauten Mitarbeiter, dass auf Systemen mit älteren Releaseständen für den Einbau der Brexit-relevanten Hinweise teilweise mehr als 20 vorausgesetzte Hinweise eingebaut werden mussten.

Bitte beachten Sie: Neben Programmkorrekturen beinhalten die Hinweise Customizingänderungen, Stammdatenergänzung und Empfehlungen zu Buchungen und Belegabschluss.

Sollten durch zu spät erfolgte Systemumstellungen steuer- und zollrechtlich relevante Belege falsch gebucht werden, müssen Sie mit erheblichen Folgeproblemen bei Zollanmeldung, Steuerberechnung und -erstattung, Monatsabschluss etc. rechnen.

Deswegen empfehlen wir Ihnen sicherzustellen, dass die Umstellung schnellstmöglich vollzogen wird! Wichtig ist hier, die betroffenen Fachbereiche zu koordinieren und an einen Tisch zu bringen, denn die Veränderungen betreffen neben der IT, insbesondere die Fachbereiche Einkauf, Vertrieb, Versand, Logistik, Aussenhandel sowie weitere Abteilungen. Solange Sie die Umstellung nicht vollzogen haben, sollten Sie vermeiden, Belege für GB (inkl. Nordirland) zu buchen.

Sicher und flexibel durch die Brexit-Umstellung

Aufgrund der Dringlichkeit weisen wir auf unser Brexit-Umstellungspaket hin. Dieses passt sich variabel den Kundenbedürfnissen an und liefert die Grundlage für eine schnelle Umstellung, bei der wir unsere Kunden gerne unterstützen:

Zielgruppe: Dieses Brexit-Umstellungspaket richtet sich an Schweizer Unternehmen mit Niederlassungen in der EU, welche Aussenhandel mit dem Vereinigten Königreich (exkl. Nordirland) tätigen. Dies trifft für Sie zu, wenn Sie folgende Fragen mit «Ja» beantworten können:

Hat Ihr Unternehmen den Hauptsitz in der Schweiz?
Hat Ihr Unternehmen Niederlassungen in der EU?
Tätigt Ihr Unternehmen Aussenhandel zwischen der EU und VK (exkl. Nordirland) beim Einkauf, bei der Umlagerung zwischen Niederlassungen oder beim Verkauf von Waren?

Dauer & Vorgehen: Total benötigen wir für die SAP-Umstellungen eine Durchlaufzeit von 14 Tage, in welchen wir zuerst in einem Kurz-Workshop die Relevanz, Zuständigkeiten und Aktivitäten gemeinsam bewerten und abstimmen. Anschliessend werden die Umstellungen durch unsere Berater vorgenommen, über welche Sie kontinuierlich informiert werden und die Fortschritte testen.

Teilnehmer: Wir führen den Kurz-Workshop mit Ihren den Key-Usern durch. Meist sind dies die entsprechenden Mitarbeiter aus Rechnungswesen, Aussenhandel, Vertrieb, Einkauf und IT. Diese werden anschliessend auch die Umstellungen testen und abnehmen.

Umfang: Das Angebot wendet sich an Schweizer Unternehmen mit Niederlassungen in der EU und umfasst einen gemeinsamen Kurz-Workshop, die Projekt-Koordination sowie die systemtechnische Realisierung durch unsere Berater in den Modulen FI, SD & MM. Spezifisch werden folgende systemtechnische Realisierungen vorgenommen:

Länderschlüssel einstellen
SAP-Hinweise einspielen
Steuerschlüssel abstimmen
SD-Konditionssätze pflegen
Intrastat-Einstellungen anpassen
Zahlungseinstellungen SEPA abstimmen
Abstimmkonten prüfen & abgleichen

Ort: Der Kurz-Workshop kann wahlweise bei Ihnen vor Ort, per Web-Konferenz oder in einer unserer Geschäftsstellen durchgeführt werden.

Vorbereitung: Die Vorbereitung und Planung stimmen wir telefonisch mit Ihnen ab, dabei fragen wir Ihre spezifischen Besonderheiten ab.

Spezialfälle: Umstellungen für die Region Nordirland oder Umstellungen in Kundenentwicklungen und Add-Ons sind nicht in diesem Angebot enthalten, da diese Sonderfälle in der Systemabwicklung darstellen. Mit einer Erweiterung des Angebots unterstützen wir Sie auch da gerne mit unserer Expertise.

Preis: Dieses Brexit-Umstellungspaket bieten wir Ihnen zu einem Festpreis von CHF 5’500 an.

Gut zu wissen: Dieses Angebot wendet sich sowohl an SAP ERP wie auch an SAP S/4HANA Nutzer. Fordern Sie hier Ihr persönliches Beratungsgespräch an!

-von Andrina Küchler, SAP Consultant, NTT DATA Business Solutions AG Schweiz-
E-Mail: [email protected]