Suas políticas de cartão corporativo e seus processos se apoiam?
Os dados são fundamentais para gerenciar o compliance e os melhores dados de gastos vem do seu cartão corporativo. É uma visão direta do que está sendo gasto; além disso, não é apenas preciso, é automatizado. Então, se um colaborador fizer um gasto adicional de 20 reais a uma refeição de 30 reais, você saberá e poderá fazer algo a respeito.
Se esse colaborador pagar do próprio bolso, você talvez não veja o comportamento fora de conformidade e, como resultado, não poderá aplicar suas políticas.
Então, pergunte a si mesmo:
- Queremos que todos tenham e usem um cartão corporativo?
- Nossas políticas apoiam esse compromisso com o cartão corporativo?
- Se não, e se quisermos oferecer mais flexibilidade de pagamento, temos os processos implementados para nos proteger?
- Temos regras de auditoria para avaliar e corrigir reservas fora da política, gastos corporativos em excesso e fraudes?
Estas perguntas não são fáceis, mas não há dúvida quanto à sua importância. Especialmente agora, quando a supervisão de gastos é mais crítica do que nunca.
Aqui estão mais algumas perguntas para fazer você pensar.
Seus processos apoiam sua política de pagamento em dinheiro e apresentação de recibo?
Quando os colaboradores pagam em dinheiro ou usam o cartão pessoal, a única maneira de saber o que está sendo gasto (e se isso se encaixa ou não em suas políticas) é analisando pilhas e pilhas de notas e recibos. Esse processo, além de demorado, também é propenso a erros. Então, você está realmente recebendo os dados de que precisa?
Se você tornasse o processo mais simples e automatizado, você poderia exigir recibos para mais despesas e, portanto, aplicar o compliance de forma eficaz? (Esta é fácil: a resposta é sim.)
E tirar fotos de recibos como uma forma de eliminar processos antigos e irritantes que dependem de papel? Isso é um enorme benefício de produtividade, sem dúvida, mas a recompensa real está na precisão e no imediatismo das informações. O aplicativo certo lhe dá mais do que apenas uma imagem: ele detalha os dados contidos na imagem, discriminando, classificando e preenchendo automaticamente os relatórios de despesas.
Então, pergunte a si mesmo:
- Podemos realmente nos livrar dos erros que ocorrem com o lançamento manual?
- Podemos capturar dados mais precisos e completos sobre cada despesa?
- Podemos garantir que os gastos em dinheiro estejam de acordo com a política e, ao mesmo tempo deixar os usuários satisfeitos?
Estas não são perguntas com respostas sim ou não, pois são perguntas com respostas sim/claro. Você só precisa implementar as ferramentas certas ou expandir as que você tem.
Ok, as últimas perguntas agora.
Seu processo é flexível o suficiente para se adequar às mudanças nas políticas?
Como todos nós aprendemos nos últimos meses, a mudança realmente é uma constante. Uma dor de cabeça constante, para ser mais exato. Então, à medida que você avança e começa a pensar em recuperação, vai querer trabalhar a adaptabilidade em seu processo. Conforme os mercados mudam, conforme os consumidores mudam, conforme as organizações mudam, suas políticas terão que se adaptar.
Você é flexível o suficiente para isso? Pergunte a si mesmo:
- Podemos adicionar facilmente novas categorias de despesas, como aquelas necessárias para trabalhar remotamente (por exemplo, equipamento de home office, EPI, etc.)?
- Temos regras de auditoria em vigor para corrigir gastos fora da política à medida que mais e mais colaboradores, que não têm cartões corporativos, tomam cada vez mais decisões de gastos?
- Podemos ver se os pagamentos de fornecedores que deveriam estar em POs (OCs, ordem de compras) acabam aparecendo nos relatórios de despesas?
- Sabemos quanto está sendo gasto em cartões pessoais? Sabemos o motivo?
Mais uma vez, as ferramentas certas existem, e elas direcionarão os dados diretamente para o seu sistema, efetivamente fechando as lacunas que mantêm os custos ocultos. E quando você pode ver esses dados, é muito mais simples gerenciar os gastos.
Fique ligado em nossos próximos conteúdos e saiba mais sobre como sua empresa pode fazer uma gestão inteligente de custos!
