Seus processos estão escondendo sua visão real dos gastos?

Gerenciar seus gastos nunca foi tão importante ou tão difícil. E se seus processos e políticas não estão se adaptando às realidades do trabalho remoto, você provavelmente está vendo ainda menos em seu processo de gestão de gastos do que que via antes de 2020 vir e jogar todas as regras pela janela.

Existe uma maneira de colocar ordem em todo esse caos, e isso começa com a visibilidade. Simplificar seus processos e esclarecer suas políticas ajudará muito a aprimorar o panorama de gastos, mas como fazer isso?

Para obter a resposta, você precisa… fazer mais algumas perguntas!

Suas políticas de cartão corporativo e seus processos se apoiam?

Os dados são fundamentais para gerenciar o compliance e os melhores dados de gastos vem do seu cartão corporativo. É uma visão direta do que está sendo gasto; além disso, não é apenas preciso, é automatizado. Então, se um colaborador fizer um gasto adicional de 20 reais a uma refeição de 30 reais, você saberá e poderá fazer algo a respeito.

Se esse colaborador pagar do próprio bolso, você talvez não veja o comportamento fora de conformidade e, como resultado, não poderá aplicar suas políticas.

Então, pergunte a si mesmo:

  • – Queremos que todos tenham e usem um cartão corporativo?
  • – Nossas políticas apoiam esse compromisso com o cartão corporativo?
  • – Se não, e se quisermos oferecer mais flexibilidade de pagamento, temos os processos implementados para nos proteger?
  • – Temos regras de auditoria para avaliar e corrigir reservas fora da política, gastos corporativos em excesso e fraudes?

Estas perguntas não são fáceis, mas não há dúvida quanto à sua importância. Especialmente agora, quando a supervisão de gastos é mais crítica do que nunca.

Aqui estão mais algumas perguntas para fazer você pensar.

Seus processos apoiam sua política de pagamento em dinheiro e apresentação de recibo?

Quando os colaboradores pagam em dinheiro ou usam o cartão pessoal, a única maneira de saber o que está sendo gasto (e se isso se encaixa ou não em suas políticas) é analisando pilhas e pilhas de notas e recibos. Esse processo, além de demorado, também é propenso a erros. Então, você está realmente recebendo os dados de que precisa?

Se você tornasse o processo mais simples e automatizado, você poderia exigir recibos para mais despesas e, portanto, aplicar o compliance de forma eficaz? (Esta é fácil: a resposta é sim.)

E tirar fotos de recibos como uma forma de eliminar processos antigos e irritantes que dependem de papel? Isso é um enorme benefício de produtividade, sem dúvida, mas a recompensa real está na precisão e no imediatismo das informações. O aplicativo certo lhe dá mais do que apenas uma imagem: ele detalha os dados contidos na imagem, discriminando, classificando e preenchendo automaticamente os relatórios de despesas.

Então, pergunte a si mesmo:

  • Podemos realmente nos livrar dos erros que ocorrem com o lançamento manual?
  • Podemos capturar dados mais precisos e completos sobre cada despesa?
  • Podemos garantir que os gastos em dinheiro estejam de acordo com a política e, ao mesmo tempo deixar os usuários satisfeitos?

Estas não são perguntas com respostas sim ou não, pois são perguntas com respostas sim/claro. Você só precisa implementar as ferramentas certas ou expandir as que você tem.

Ok, as últimas perguntas agora.

Seu processo é flexível o suficiente para se adequar às mudanças nas políticas?

Como todos nós aprendemos nos últimos meses, a mudança realmente é uma constante. Uma dor de cabeça constante, para ser mais exato. Então, à medida que você avança e começa a pensar em recuperação, vai querer trabalhar a adaptabilidade em seu processo. Conforme os mercados mudam, conforme os consumidores mudam, conforme as organizações mudam, suas políticas terão que se adaptar.

Você é flexível o suficiente para isso? Pergunte a si mesmo:

  • Podemos adicionar facilmente novas categorias de despesas, como aquelas necessárias para trabalhar remotamente (por exemplo, equipamento de home office, EPI, etc.)?
  • Temos regras de auditoria em vigor para corrigir gastos fora da política à medida que mais e mais colaboradores, que não têm cartões corporativos, tomam cada vez mais decisões de gastos?
  • Podemos ver se os pagamentos de fornecedores que deveriam estar em POs (OCs, ordem de compras) acabam aparecendo nos relatórios de despesas?
  • Sabemos quanto está sendo gasto em cartões pessoais? Sabemos o motivo?

Mais uma vez, as ferramentas certas existem, e elas direcionarão os dados diretamente para o seu sistema, efetivamente fechando as lacunas que mantêm os custos ocultos. E quando você pode ver esses dados, é muito mais simples gerenciar os gastos.

Fique ligado em nossos próximos conteúdos e saiba mais sobre como sua empresa pode fazer uma gestão inteligente de custos!

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