Verlag für Standesamtswesen GmbH – Mit SAP S/4HANA Geschichte schreiben

Verlag für Standesamtswesen GmbH, Frankfurt am Main, Deutschland

Unternehmen: Verlag für Standesamtswesen GmbH
Branche: Medien (Literatur) und Software
Produkte: Fachpublikationen und Fachverfahren
Mitarbeitende: ca. 100 (2020)
Umsatz: ca. 12 Mio. EUR (2019)
Stammsitz: Frankfurt am Main, Deutschland
Website: www.vfst.de

Im Jahr 1924 gegründet, ist der Verlag für Standesamtswesen darauf spezialisiert, die Standesämter in Deutschland mit den richtigen
Arbeitsmitteln zu versorgen und hat seine Kompetenz über die Jahrzehnte weiterentwickelt. So bietet der Verlag seit 18 Jahren seine Fachliteratur und -zeitschriften auch in elektronischer Form an. Seit knapp 40 Jahren hat sich der Verlag ebenso zum Softwarehaus entwickelt und liefert heute auf Basis tiefgehender Prozesskenntnisse Fachsoftware und Registerverfahren für den Bereich Standesamtwesen in ganz Deutschland. Aber auch selbst legt das Unternehmen viel Wert auf systemgestützte Prozesse. Schon bei der Einführung des SAP R/3-Systems im Jahr 1998 setzte der Verlag auf die Mittelstandskompetenz der NTT DATA Business Solutions.

SAP S/4HANA, das neue Kapitel in der IT.

Aufgrund der anstehenden Beendigung der Wartungsperiode des Vorgänger ERP, entschied sich das Unternehmen frühzeitig für SAP S/4HANA. Die Migration im Smart Greenfield Ansatz bedeutet dabei, dass ein neues SAP S/4HANA System im Rechenzentrum der NTT DATA Business Solutions für den Verlag aufgebaut wurde. Die weitgehende Verwendung vorkonfigurierter Best Practice Prozesse beschleunigte den Customizingprozess erheblich. Ein Teil der Eigenentwicklungen wurde in den SAP-Standard überführt, während spezielle Eigenentwicklungen 1:1 übernommen werden konnten. Unter Einsatz der klassischen SAP Activate Methodik erfolgte die Migration in den Phasen Prepare, Explore, Realize und Deploy. So konnte auf Basis der Umstiegsanalyse und Formulierung der Soll-Prozesse das Design der Lösung erstellt werden. Nach erfolgreicher Migration der Stamm- und Bewegungsdaten folgten weitere Integrationstests, Anwenderschulungen und schließlich der Produktivstart nach nur 6 Monaten zum Jahreswechsel.

Alte Prozesse durch Bessere ersetzt.

Mit dem neuen System sollte nicht nur eine neue Software-Version zum Einsatz kommen: Durch den Smart Greenfield Ansatz sollten vielmehr der Kontenplan aufgeräumt, der Materialstamm reorganisiert und die Kundenstammdaten über die Customer-Vendor-Integration konsolidiert werden. Der Vertrieb wünschte dabei, dass die umfangreichen Kundendaten in einer 360° Sicht präsentiert werden, ohne diese in ein zweites System zu duplizieren. Während sich das Personalwesen eine vollständige Integration der Gleitzeit- und der Leistungszeiterfassung der Mitarbeiter in das bestehende SAP HCM erhoffte. Mit SAP S/4HANA und der neuen Fiori-Oberfläche wurden die Erwartungen an ein schnelles, zukunftsorientiertes System erfüllt. Die CRM-Lösung it.mx sales ermöglicht zusätzlich die kundenspezifische Ansprache im Rahmen sämtlicher Vertriebsvorgänge.

Zukunftsgeschichte schreiben.

Bereichert um eine neue Lösung zur Effizienzsteigerung für alle Unternehmensbereiche, sollten die Mitarbeiter durch passgenaue IT-Services
zusätzlich entlastet werden. In diesem Sinne profitiert der Verlag von den Managed Cloud sowie NextGen Application Mangement Services, kurz AMS, der NTT DATA Business Solutions. Das zuvor eigenständig im Haus betriebene Hosting der Systeme wurde im Zuge des Projektes in die Hände von NTT DATA Business Solutions und somit in die Private Cloud des Bielefelder IT-Providers übergeben. Dadurch können Aufwände auf ein Minimum reduziert und das Betriebsrisiko deutlich gesenkt werden. Durch den NextGen AMS ist zusätzlich für die kontinuierliche Betreuung und Weiterentwicklung der Applikationen gesorgt. Das flexibel skalierbare Supportkontingent sorgt darüber hinaus zukünftigen Personalengpässen entgegen. Ausgestattet mit den neuen IT-Services, kann der Verlag seine Digitalisierungsstrategie weiterhin ausbauen.