Reichle & De-Massari

Branche: Informations- und Kommunikationstechnologie
Produkte: Produktion & Vertrieb von Connectivity-Lösungen für Kommunikationsnetze
Anzahl Mitarbeitende: ca. 1300 (2021)
Website: www.rdm.com

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Der Weg zum zukunftsgerechten Workflow

Ob Local Area Networks, Rechenzentren oder Public Networks: Die zunehmende Digitalisierung unterstreicht die Bedeutung von Verkabelungslösungen, wie R&M sie herstellt und vertreibt, denn Connectivity gehört mittlerweile zum Grundbedürfnis wie Wasser und Strom. Weltweit kommen Produkte und Lösungen von R&M in Bürogebäuden, Rechenzentren, der Industrie, bei Netzbetreibern und in privaten Wohnungen zum Einsatz. Dank steigender Nachfrage ist die internationale Supply Chain mit den 13 Produktionswerken stark ausgelastet. Aber auch administrative Prozesse wie bspw. die Rechnungsverarbeitung müssen digital und zukunftsorientiert organisiert sein.

Optimierter Procure-to-Pay Prozess

„Unser bisheriges Rechnungsworkflow-Tool lief aus der Wartung“, berichtet Group Controllerin Ursina Butz-Cathomas. „Deshalb planten wir die Einführung einer neuen Lösung im Bereich Enterprise Content Management, um den gesamten Procure-to-Pay Prozess zu optimieren – die Standardisierung der Infrastruktur, der Automatisierung und Digitalisierung der FI-Prozesse sowie eine verbesserte User-Experience gehörten dazu.“

SAP Invoice Management by OpenText (VIM)

Das NTT DATA Business Solutions Team empfahl dafür das SAP Invoice Management by OpenText (VIM) kombiniert mit dem SAP Invoice Capture Center (ICC) für die OCR-Erkennung und Archivanbindung. Überall sorgt SAP-Fiori mit seinem intuitiven User-Interface für eine hohe Nutzerfreundlichkeit.

Der perfekte Workflow für Reichle & De-Massari

Eingehende Rechnungen werden als gescanntes PDF oder via E-Mail ins SAP geladen. Anschliessend werden die Belege revisionssicher archiviert und automatisch von der OCR-Software zur Datenextraktion abgeholt. Die extrahierten Rechnungsdaten (Kreditoreninformationen, Referenznummer, etc.) werden direkt im SAP von der Kreditorenbuchhaltung mit Single Click Entry validiert und mit Stammdaten, z.B. Zahlungsbedingungen, Buchungsdatum oder vorbelegten Kontierungsinformationen, angereichert. Alle Rechnungen durchlaufen die von R&M festgelegten VIM-Geschäftsregeln. Wird gegen mindestens eine Regel verstossen, wird der Kreditorenbuchhaltung eine Workflow-Aufgabe (Workitem) zur Nachbearbeitung automatisch zugewiesen. Wenn notwendig, können die Rechnungsdaten zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet oder zusätzliche Informationen angefordert werden. Sind die ermittelten Rechnungsdaten formal korrekt, wird die Rechnung an den Freigabeprozess übergeben. Prüfer und Genehmiger erhalten per E-Mail den Link auf das Fiori Launchpad und können dort die Freigabe- oder Kontierungsapp zur Rechnungsbearbeitung starten. Nach Rechnungsfreigabe – Freigeber und Budgetkompetenzen werden automatisch ermittelt – wird diese der Kreditorenbuchhaltung zur Endkontrolle und Verbuchung zugeordnet. Die gebuchten Rechnungen werden mit dem SAP Standard-Zahllauf verarbeitet. Auch die Anforderungen der QR-Code Rechnung nach ISO20022 wurden schlank umgesetzt. Von dem QR-Code für alle Zahlungsarten und Zahlungsreferenzen können die Kunden und Partner, aber auch R&M selbst profitieren.

“Die reine Projektlaufzeit betrug insgesamt sechs Monate und die Lösung kann bei Bedarf global ausgerollt werden – eines von zahlreichen Entscheidungskriterien pro SAP Invoice Management by OpenText (VIM).”, sagt Ursina Butz-Cathomas, Group Controller (Specialist SAP FI/CO), Reichle & De-Massari AG.

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