Elektro-Material AG – RPA

Unternehmen: Elektro-Material AG

Branche: Elektrogrosshandel

Dienstleistungen: Vertrieb von Elektroinstallationsmaterial, Kabel und Leitungen, Beleuchtungsprodukten, Kommunikationsgeräten, Elektro-Haushaltsgeräten sowie Photovoltaik- und E-Mobilität-Produkten

Anzahl der Mitarbeitenden: über 700

Hauptsitz: Zürich, Schweiz

Website: www.elektro-material.ch

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Individuelle Lösung für repetitive Prozesse

In Echtzeit auf alle Daten zugreifen zu können, manuelle Aufwände auf ein Minimum zurückfahren und so alle Prozesse zu beschleunigen – das war für die Elektro-Material AG bei der Einführung der SAP S/4HANA Cloud im Bereich Finanzen ein wichtiges Ziel. Schliesslich will das führende Grosshandelsunternehmen der Schweizer Elektro-Installationsbranche neben einem Top-Verkaufsservice jederzeit auch schnelle Durchlaufzeiten rund um das 250.000 Artikel umfassende Verkaufssortiment garantieren. Und hier spielt die Finanzabteilung eine wichtige Rolle. Die Einbindung in einen globalen Konzern, der Rexel-Gruppe, brachten zusätzlich hohe Anforderungen an das Accounting mit sich.

„Schon während der Explore-Phase der S/4HANA Cloud Einführung stand fest: Die Lösung wird uns sicher in die Zukunft führen,“ berichtet Adrian Maegerle, Business Engineer, Elektro-Material AG. „Lediglich in der Anlagenbuchhaltung und im Kontoauszug-Upload ging uns die Lösung zur vollständigen Digitalisierung aller Prozessschritte aufgrund unserer diversen Systemlandschaft nicht weit genug. Hier war eine innovative Lösung gefragt.“

RPA sorgt für die passende Automatisierung

Diese fand sich schnell: Das NTT DATA Business Solutions-Team schlug für die Anlagebuchhaltung und dem automatischen Kontoauszug-Upload die Entwicklung eines Software- Bot (RPA) mit UiPath vor, da er sich vor allem bei repetitiven Aufgaben eignet und diese um ein Vielfaches beschleunigen kann.

Im Bereich der Anlagenbuchhaltung wird jede neue Anlage über eine Schnittstelle im System angelegt, ebenso wird die dazugehörige Rechnung verbucht. Der Anlagenzugang oder -abgang wird nach klaren Parametern automatisiert verarbeitet: schnell, gezielt und fehlerfrei.

Bis zu fünf Kontoauszüge müssen täglich hochgeladen werden. Bisher war dies eine manuelle Aufgabe, die bis zu eine Stunde pro Kontoauszug in Anspruch nahm. Wartezeit, welche die Mitarbeitenden produktiver nutzen können. „Kein Sachbearbeiter sollte sich darum kümmern müssen, wann und wie ein Kontoauszug ins System geladen wird“, meint Adrian Maegerle. „Wird auch dieser Vorgang automatisiert, werden wertvolle Personalressourcen freigesetzt, die sich viel besser nutzen lassen.“ Nun erledigt der Software-Bot den Upload der Kontoauszüge ins SAP. Dort werden sie ausgelesen, im SAP verbucht und über bestimmte Regeln mit den offenen Debitoren- und Kreditorenpositionen ausgeglichen. Das geschieht praktischerweise über Nacht.

Gleichzeitig erreicht Elektro-Material damit eine Ausgleichsrate von 95%. Wenn die Mitarbeitenden morgens an Ihren Arbeitsplatz kommen, können Sie direkt mit der Bearbeitung der restlichen 5% an ungeklärten Zahlungen loslegen. Auch die Kreditlimite der Kunden sind nun stets aktuell.

Armend Imeri, Head of Accounting, Elektro-Material AG: „Von unseren neuen, digitalen Kollegen sind wir wirklich überzeugt. Sie nehmen uns die wiederkehrenden Aufgaben ab und erledigen diese über Nacht. Das senkt unsere Fehlerquote und die Durchlaufzeiten. Und vor allem haben wir mehr Zeit für die anspruchsvollen, gewinnbringenden Aufgaben. Diese Pluspunkte hat unser ganzes Team erkannt: Alle haben dazu beigetragen, die Automatisierung voranzutreiben.“

Moderne Finanzprozesse im “Daily Business”: NTT DATA Business Solutions und Elektro-Material an der SAP NOW Switzerland

Am Finance Focus Day der SAP NOW Switzerland präsentierten Elektro-Material AG und NTT Data Business Solutions AG den Einführungsprozess der SAP S/4HANA Cloud. Die Finanzabteilung der Elektro-Material hatte vielfältige Anforderungen an eine neue SOA-basierte, integrierte Finanzlösung: Eine hohe Anwenderakzeptanz durch moderne Oberflächen, das Führen von mehreren parallelen Hauptbüchern, die Automatisierung des Abschlusses sowie die Schaffung einer Basis für die Nutzung von Artificial Intelligence.

Armend Imeri, Head of Accounting, Elektro-Material AG berichtet, was zum Entscheid für SAP S/4HANA Cloud geführt hat, wie die Einführung verlief, wo die Herausforderungen lagen und wie die neue Lösung nun das Tagesgeschäft unterstützt. Ausserdem gewährt er einen Einblick in die weiteren Pläne der Elektro-Material AG, z. B. die Senkung der administrativen Aufwände dank Nutzung von Robotic Process Automation (RPA). Anschliessend zeigt Ruth Nussbaumer, SAP Professional Consultant, NTT DATA Business Solutions AG weitere Entwicklungsmöglichkeiten auf. So bieten Robotics, Machine Learning und Analytics viel Potenzial für die Finanzabteilung der Zukunft.

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