SEAS-NVE SAP BPC

SEAS-NVE har 480.000 kunder, og selskabet er Danmarks største andelsejede energi- og fibernetkoncern. 780 medarbejdere lægger elkabler i jorden, rådgiver om energibesparelser, udruller fibernet, renoverer gadelys og får pærerne til at gløde over det meste af Sjælland. SEAS-NVE omsatte i 2013 for 3,3 mia. kr, og selskabets forretningsområder omfatter energi, fibernet og rådgivning.

SAP BPC hos SEAS-NVE

• Nøglebrugere: 77 budgetansvarlige og 5 controllere
• Implementeringsperiode: 11 måneder
• Datakilder: SAP Enterprise Warehouse
• Implementerede funktioner: Planning and consolidation
• Leverandør: NTT DATA Business Solutions
• Erstatter: Excel-baseret budgettering

Om projektet

SEAS-NVE er nu gået live med SAP BPC til budgettering i et projekt inden for tidsplanen og budgettet. Nøglen er god organisatorisk forankring hos ledelse og medarbejdere.

Interne organisationsændringer omfattende 200 medarbejdere. Etablering af Fibia P/S med udskilning af fiberaktiviteterne fra SEAS-NVE. Introduktion af Activity Based Costing. Højt strategisk ambitionsniveau. Og så indføre SAP BPC til budgettering på under 12 måneder? Det lyder mest som opskriften på en fiasko, men SEAS-NVE klarede implementeringen med stor succes i samarbejde med NTT DATA Business Solutions. Den avancerede styringsteknologi skal energiselskabet bruge til at agere over for striben af strategiske udfordringer i energisektoren. Næste skridt i udrulningen bliver go-live med konsolidering i SAP BPC.

”Hele elsektoren står over for en række forandringer, hvor nøgleordene er vedvarende energikilder, liberalisering og ny teknologi. Samlet set kræver disse forandringer store investeringer, og vi kommer sandsynligvis til at se en del sammenlægninger og fusioner i fremtiden. Denne strategiske problemstilling i den danske energisektor er baggrunden for, at vi opruster med mere fleksibel styring og analyse gennem SAP BPC. Vi vil kunne navigere, simulere og kende de økonomiske konsekvenser af ændringer udefra og af vores egne tiltag”, siger økonomidirektør Ole Hillebrandt fra SEAS-NVE, der er Danmarks største andelsejede energi- og fibernetkoncern.

Udover det strategiske råderum og langt større transparens giver SAP BPC en række håndfaste gevinster. Budgetprocessen i SEAS-NVE er eksempelvis forkortet med fire uger, og controllerne får bedre tid til at analysere og kvalificere indholdet i budgettet. Desuden er forretningsprocesser og arbejdsgange nu stringente, og personafhængigheden er reduceret til fordel for modelviden indlagt i systemets opbygning. 77 budgetansvarlige er aktive i et system, som er brugervenligt som Excel, men ”omme bag ved” er data knyttet intelligent og automatisk sammen. Det vil sige, at SEAS-NVE i langt højere grad kan budgettere ud fra aktiviteter som drivere. Når man sætter en aktivitet i gang, har man nu et endnu bedre overblik ressourcetrækket, omkostningerne og den samlede økonomiske konsekvens. Drivere kan også være antal kunder, antal kabelskabe og antal transformerstationer. Det er naturligvis en kontinuerlig proces med afledte KPI’er, som kræver høj datakvalitet. SEAS-NVE arbejder videre ud af det spor.

Forankring i ledelsen

Det er egentlig ikke svært at indføre en budgetløsning. Det svære er at matche den præcist og produktivt til virksomheden. Og her er nøglen til succes den gode forberedelse. Ledelsen afklarede rammerne og KPI’erne, før vi gik i gang. Vi kendte altså budgetmodellerne og styringsmodellerne, og derfor har vi haft nogle klare succeskriterier i projektet,” siger Malene Richter, head of controlling fra SEAS-NVE.
”Samtidig har vi haft et fantastisk samarbejde med itelligence-konsulenterne*, som nærmest er gået i ét med os. Vi har stor tillid til dem, og det har været en fornøjelse at arbejde sammen med de mennesker”, siger Malene Richter. En agil tilgang med uge-leverancer og ugentlig rapportering til ledelsen var med til at undgå store ”bump” i udrulningen. SEAS-NVE valgte også at arbejde meget grundigt med forankringen hos brugerne. Den konkrete forankring ude hos brugerne skete i form af en halv kursusdag, hvor samtlige budgetansvarlige selv oprettede og arbejdede med deres budget og dermed fik det nye system ind under huden. Kurset var både for de budgetansvarlige fra salgsfunktion-erne og de budgetansvarlige i leveranceapparatet. Ved at have både salg og leverance på samme kursus gav i sig selv bedre kommunikation og forståelse for helheden på tværs af organisatoriske skillelinjer i virksomheden.

Brugerne giver topkarakterer

”Nu har alle 77 budgetansvarlige taget systemet til sig. Jeg er rigtig stolt over, at vi scorer 4,4 ud af 5 i tilfredshed i opstarten på et nyt system og en helt ny strategisk forankret tilgang til planning-opgaven. De hæfter sig ved brugervenligheden, og de kan ikke se hele SAP-motoren omme bagved”, siger Malene Richter.

”Konsulenterne fra itelligence* har hele tiden holdt fast i den meget bruger-orienterede tilgang til rapporter og funktioner. De holdt os fast på, at værdien ligger i, at vores kolleger rent faktisk kender, forstår og bruger systemet. Vi har sammen med konsulenterne designet rapporterne og sat teknikken op, hvilket har bidraget til, at vi selv fremadrettet kan både drifte, vedligeholde og udvikle”, siger Malene Richter. Økonomifunktionen hos SEAS-NVE har nu taget SAP BPC til sig som deres system og deres opgave. Det betyder, at SEAS-NVE selv kan udvikle rapporter og ændre opsætningen. En af mange fordele ved et struktureret og velorganiseret datagrundlag er, at økonomifunktionen nu meget nemmere kan servicere ledelsen med analyser – f.eks. den såkaldte 15-års-prognose. Prognosen baserer sig på analyse af data og den tager højde for selskabets strategiplan, lovgivningskravene til elnettet og den langsigtede økonomiske udvikling. Før var processen datatung og manuel, men nu er den langt nemmere at gennemføre, fordi den er automatiseret. Ledelsen fik også tidligere dette sandsynlighedsberegnede kig ind i fremtiden som en del af beslutningsgrundlaget, men nu er selskabets analytiske ressourcer frisat til at grave endnu dybere.

Implementeringen af SAP BPC er en del af en samlet ambitiøs strategi for Corporate Performance Management hos SEAS-NVE. Selskabet ønsker at klargøre sig til de store forandringer, som energisektoren står over for, og her bliver transparens og styrbarhed afgørende for SEAS-NVE’s manøvredygtighed.

*itelligence blev NTT DATA Business Solutions d. 1. april 2021