Von der Strasse auf die Schiene – das ist die Philosophie, mit der SBB Cargo International jeden Tag erfolgreich auf der Nord-Süd-Achse unterwegs ist. Mit der kontinuierlichen Verlagerung von wöchentlich Tausender Nettotonnen an Ware leisten wir im Güterverkehr-Transport Pionierarbeit.
SAP Invoice Management by OpenText (VIM) hat unsere Rechnungsverarbeitung und die Spesenprozesse transformiert: Wir erzielen mehr Transparenz und optimieren die länderübergreifende Zusammenarbeit.
Rosanna Bruno, Leiterin Accounting, SBB Cargo International AG
SAP Invoice Management by OpenText (VIM)
Branche: Transport und Logistik
Produkte: Güterverkehr-Transport von Konsumgüter, chemische Produkte, Rohstoffe und mehr
Website: www.sbbcargo-international.com
Als Marktführer auf dem Nord-Süd-Korridor bietet die SBB Cargo International AG (SBB CINT) mit Firmensitz im schweizerischen Eisenbahnknotenpunkt Olten die Traktion von Ganzzügen an: Im Kombinierten Verkehr werden unter anderem Konsumgüter, chemische Produkte und Rohstoffe transportiert. Das Tochterunternehmen der SBB AG und der Hupac AG besitzt selbst Tochterfirmen in Deutschland, Italien und den Niederlanden – auch die RT&S Lokführerakademie mit Sitz in Duisburg gehört dazu, die flexibel einsetzbare Lokführer ausbildet.
„Für Operateure und Spediteure fahren wir durchgängig von der Belade- bis zur Entladestelle, also von Terminal zu Terminal, und verbinden so die Nordseehäfen mit den wichtigsten Wirtschaftsknotenpunkten Italiens“, erklärt Rosanna Bruno, Leiterin Accounting der SBB Cargo International AG. „Aber auch im Rahmen ausgewählter Binnenverkehre sind unsere Ganzzüge in Deutschland, Italien und der Schweiz im Einsatz. Dabei fallen natürlich an allen Standorten zahlreiche Rechnungen an – und Spesen für unsere Mitarbeitenden. Die Rechnungen wurden bisher per E-Mail freigegeben, die Spesen haben uns in Form von Excellisten erreicht. Hier sahen wir Handlungsbedarf und wollten einheitliche, transparente und nachvollziehbare Rechnungsverarbeitungsprozesse gestalten.“
So wurde ein neues SAP-Projekt ins Leben gerufen, an dem die vier SBB CINT-Tochterfirmen beteiligt wurden – mit all ihren individuellen Anforderungen und länderspezifischen Eigenschaften bei der Rechnungsverarbeitung und den bisherigen Freigabeworkflows.
Die passende Lösung war mit SAP Invoice Management by OpenText (VIM) schnell gefunden – und zum Implementierungspartner wurde NTT DATA Business Solutions gewählt, ein Partner mit langjähriger Branchenerfahrung im Bahn/Transportbereich, zudem ein etablierter OpenText Integrator, welcher grosse Expertise in komplexen, globalen Projekten vorweisen kann.
Zunächst galt es, länderübergreifend mit allen Beteiligten die Netzwerktopologie zu konzipieren – mitsamt der Anbindung der OCR-Software und des Archivs an SAP. Auch die durchgängige Serverkommunikation musste sichergestellt werden. An diesen komplexen Prozessen wurden drei weitere Partnerfirmen sowie der IT-Geschäftsbereich von SBB CINT beteiligt.
Schritt für Schritt wurden die Genehmigungsprozesse für die Rechnungen vereinfacht, standardisiert und in
SAP Invoice Management by OpenText (VIM) abgebildet. Die weitere Implementierung der Add-on-Lösung SAP Information Capture by OpenText machte zudem die automatisierte Rechnungsverarbeitung möglich. Und das intuitive Freigabeportal sorgt für eine unkomplizierte Freigabe der Rechnungen und Spesen: Berechtigte Personen haben jederzeit Einblick in alle Prozesse und können auch die Historie transparent nachvollziehen.
Die neue Lösung ging zunächst bei der RT&S Lokführerakademie und SBB Cargo Niederlande in den Livebetrieb. Kurze Zeit später folgten SBB Cargo Deutschland sowie die SBB Cargo International AG in der Schweiz – zum Schluss ging SBB Cargo Italia in den Produktivbetrieb.
Unser Genehmigungsprozess folgt nun einem klaren Berechtigungskonzept, auch die lückenlose Nachverfolgbarkeit ist jederzeit sichergestellt. Zudem profitieren wir jetzt von durchgängigeren Prozessen und optimalen Informationen über vier Ländergrenzen hinweg für die Entscheidungsfindung. Dazu trägt auch die Datenanalyse in Echtzeit bei.
Rosanna Bruno, Leiterin Accounting, SBB Cargo International AG
Die SBB Cargo International AG (SBB CINT) hat mit Unterstützung von NTT DATA Business Solutions ihre Rechnungsverarbeitung und Spesenprozesse transformiert. Die Genehmigungsprozesse für die Rechnungen wurden vereinfacht, standardisiert und in SAP Invoice Management by OpenText (VIM) abgebildet. Die weitere Implementierung der Add-on-Lösung SAP Information Capture by OpenText (ICC) machte zudem die automatisierte Rechnungsverarbeitung möglich.
Im Rahmen der neuen Sourcing-Strategie der Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) unterstützen wir sie bedarfsgerecht bei der Durchführung von SAP-Projekten und Wartungsaktivitäten. Damit gewinnt die SBB mehr an Flexibilität.
Die Einführung von SAP Invoice Management by OpenText (VIM) ermöglichte eine Senkung der Durchlaufzeiten in der Rechnungsbearbeitung um rund 40 Prozent. Zudem konnte damit eine höhere Transparenz in der Kreditorenbuchhaltung geschaffen werden.
