Hoe NTT DATA Business Solutions slim travel expense management omarmt
De taxi naar het vliegveld in Singapore. Een croissantje op het station. Een diner met klanten. Kabeltje voor mijn laptop. Treinticket naar een zakelijke afspraak. Tot een paar maanden terug verzamelde ik elke maand een schoenendoos vol aan declareerbare bonnen. En dan moest ik ook nog tijd vinden om ze te registreren, verantwoorden en in te dienen. Hoe ik dat nu doe? On the fly. In slechts een paar klikken. Letterlijk. NTT DATA Business Solutions heeft SAP Concur omarmd en ik kan me geen andere manier van werken meer voorstellen.
On the fly declareren
Vaarwel, schoenendoos. Goodbye, excelsheet vol expenses. Doei, uren cijfers invullen en checken in de hoop dat ik geen fouten heb gemaakt. Uitgaven en reiskosten declareer ik nu supersnel en eenvoudig. Wanneer ik ergens heb geluncht, scan ik met mijn mobiele telefoon via de Concur-app de bon. Vervolgens herkent het algoritme automatisch het declarabele bedrag dat ik heb besteed. Via de app krijg ik een notificatie die aangeeft hoeveel ik heb uitgegeven. Als dat bedrag overeenkomt met de bon, geef ik akkoord en sla ik deze op. Aan het eind van de maand krijg ik een overzicht en dat stuur ik samen met alle opgeslagen bonnen naar mijn manager ter goedkeuring. Het beste van alles: de app herkent automatisch verschillende valuta en weet ook nog eens intuïtief om welk type expense het gaat. Dat kan variëren van taxikosten tot kantoorbenodigdheden.
Minder tijd kwijt aan administratie
De voordelen van de app? De bon kan ik weggooien. Het scheelt mij enorm veel tijd en uitzoekwerk en onze administratie is ook aanzienlijk minder tijd kwijt met verifiëren en accorderen. Dat laat ruimte, tijd en geld over om toffere dingen te kunnen doen met mijn tijd. Sterker nog: ik kan eindelijk werk maken van dat ene punt wat ik steeds doorschuif op mijn to-do-lijst.
Een geldbesparende oplossing voor onderwijs en onderzoek
IT-consulting is uiteraard niet de enige tak van sport waar Concur het verschil kan maken. Juist in een vakgebied als onderwijs en onderzoek zijn de uren die Concur onderzoekers bespaart goud waard. Het bezoeken van congressen en conferenties in binnen- en buitenland om kennis te delen en te netwerken met vakgenoten bijvoorbeeld. Maar ook het interviewen van personen, veldonderzoek dat internationaal plaatsvindt, het bezoeken van een archief in de ene stad en een bibliotheek in een andere uithoek zijn voorbeelden van situaties waar nogal wat gevarieerde uitgaven bij komen kijken. En, we weten allemaal dat de budgetten in het onderwijs en onderzoek niet altijd even riant zijn. Instellingen doen er daarom goed aan om te investeren in oplossingen als Concur. Het bespaart ze niet alleen tijd qua administratie en de mogelijkheid om geld te besparen, het geeft onderzoekers ook extra tijd, die ze kunnen besteden aan research.
Blije werknemers én meer inzicht voor werkgevers
Travel expense management is dankzij de komst van SAP Concur binnen NTT DATA Business Solutions voor mij een stuk minder frustrerend geworden. Waar het bewaren, uitzoeken, verwerken en verantwoorden van bonnen eerst een behoorlijk foutgevoelige uitdaging was, is dat nu een simpele handeling in een app. Waar en wanneer ik maar wil. Ik kan de status van mijn declaraties altijd en overal checken en bovendien heb ik ook nog eens beter overzicht van mijn uitgaven.
Dat geldt ook voor NTT DATA Business Solutions zelf. Dat beschikt nu over volledig inzicht in de declaratiepatronen van alle werknemers, is minder tijd kwijt aan (manuele) administratieve handelingen en is minder geld kwijt aan de IT-beheerkosten die bij het oude systeem kwamen kijken. Kortom: een absolute win-winsituatie.
Nieuwsgierig of jouw organisatie ook zo blij wordt van SAP Concur? Ik ga graag met je om de tafel om mogelijkheden te bespreken. Ik wed namelijk van wel.