Intelligente automatisering? iRPA als springplank voor digitale transformatie in het onderwijs

iRPA voor geautomatiseerde processen in het onderwijs? Absoluut. Intelligent Robotic Process Automation wordt steeds vaker ingezet: de slimme manieren om data en gegevens te managen en gebruiken, zijn in een stroomversnelling terechtgekomen. En of je nu attended of unattended iRPA implementeert, je organisatie rekent op lagere kosten, meer productiviteit en een veel kleinere foutmarge. Ben je er klaar voor om een groot deel van je taken over te dragen en daarmee zowel de werkervaring voor je medewerkers als de gebruikerservaring voor je studenten te verbeteren? Dit is hoe je als onderwijsinstelling de vruchten van plukt van iRPA.

iRPA in je processen. Jij krijgt de upper hand in een veranderende markt

iRPA is een slimme oplossing waarmee je repetitieve taken kunt automatiseren: opdrachten die normaal gesproken door mensen uitgevoerd worden, kunnen simpelweg worden overgenomen door software-robots. Je kunt ervoor kiezen om taken compleet over te dragen aan bots en zelf slechts als menselijke supervisor te fungeren, maar je kunt ook samenwerken met je iRPA-systeem. Zo integreer je iRPA in je processen op een manier die past bij waar jouw organisatie nu behoefte aan heeft en ga je slim vooroplopen.

iRPA heeft uiteenlopende toepassingen en kan op verschillende manieren worden gebruikt – in elke industrie kun je zonder meer een proces aanwijzen dat efficiënter, aangenamer en slimmer kan verlopen als iRPA wordt ingezet.

Administratie, toelating, financiën: Met iRPA behoud je je pole position

Neem bijvoorbeeld de beruchte periode waarin studenten zich aanmelden voor cursussen en inschrijven voor vakken. Een hectische tijd, zeker ook op administratief gebied. Formulieren moeten foutloos worden ingevuld om gevalideerd te worden en grote hoeveelheden aan data moeten op hetzelfde moment verwerkt worden. Je onderwijsinstelling moet op deze momenten veel data controleren; zowel de administratie- als de IT-afdeling zijn er vaak behoorlijk wat uren aan kwijt. Het zijn ook de momenten waarop veel betalingen worden gedaan, collegegeld moet worden afgeschreven en lesgeld moet worden gecontroleerd: ook je financiële afdeling draait op volle toeren. En niet alleen studenten, maar ook je leveranciers rekenen op constante bereikbaarheid en een prettig en efficiënt verloop van zaken.

iRPA is een voor de hand liggende oplossing voor zulke gestandaardiseerde processen én voor processen die gekenmerkt worden door zowel hun regelmaat als door hun onvoorspelbaarheid. En naast dat iRPA zich optimaal leent voor AI/ML-toepassingen, is één van de grote voordelen dat er direct acties gekoppeld worden aan gebeurtenissen. Als je inputdata bijvoorbeeld onvolledig of beschadigd is, kunnen de bots realtime een update of waarschuwing sturen. Processen slim automatiseren betekent dus dat je de upper hand krijgt in een markt die continu verandert.

Door iRPA los te laten op repetitieve, administratieve processen automatiseer je taken en bied je je personeel de mogelijkheid om zich te richten op belangrijkere zaken.

Ook je processen voor grading en normering krijgen een boost. Een docent met honderden studenten kan een digitaal ingevulde test zonder problemen laten nakijken. Ook een analoge multiplechoicetoets kan door de robots worden nagekeken; het inscannen van een foto werkt perfect voor iRPA. Je kunt hierbij ook OCR inzetten. Met Optical Character Recognition worden gescande documenten ingelezen en met iRPA koppel je vervolgens acties aan wat je OCR-tooling registreert.

Perfecte processen met smart automation: Laat robots voor je werken

Of het nu gaat om een aanmeldformulier voor een vak, cursus of semester, over een toets of over een (collegegeld)factuur: je iRPA-systeem leest, valideert en onderneemt actie op basis van de aangeleverde documenten. Je kunt assessments uitvoeren op basis van de toelatings- of slagingscriteria om bijvoorbeeld te bepalen of een student voldoet om deel te nemen aan een bepaalde cursus of een toets gehaald heeft. En waar het normaal gesproken één tot twee dagen kan duren voordat e-mails over belangrijke financiële zaken beantwoord kunnen worden, zorg je er met iRPA voor dat een student na een betaling direct een bot-geautomatiseerde bevestigingsmail ontvangt of realtime antwoorden op vragen krijgt met behulp van een slimme, CAI-gestuurde chatbot. Ook hier kan je systeem zichzelf wijzer maken: dankzij NLP en AI kan een software-bot natuurlijke talen begrijpen, leren van fouten en vragen beantwoorden als een mens voor prettig en adequaat contact. Zo werkt smart automation optimaal voor jouw organisatie.

Chatbots werken met behulp van CAI, een software die direct inspeelt op nieuwe informatie. Een iRPA-gedreven chatbot is de investering hierdoor zonder meer waard: omdat het een relatief stabiele ontwikkelomgeving kent en veel ruimte biedt voor groei, worden uitbreidingen optimaal ondersteund.

Op- en afschalen: De markt beweegt en met iRPA beweeg jij constant mee

Met iRPA kun je eenvoudig schalen. Het zal in de toelatingsperiode bijvoorbeeld drukker zijn dan midden in het semester. Op die momenten zet je dezelfde bots zonder problemen in voor andere zaken. Je hoeft iRPA ook niet zelf te herprogrammeren en dat scheelt behoorlijk wat tijd. Bots werken altijd en ze werken foutloos; je kunt ze aanroepen wanneer je ze nodig hebt.

Eén keer per week, één keer per maand of juist constant op stand-by – een bot is continu beschikbaar. Daarnaast biedt het ruimte tot doorontwikkeling en groei: je medewerkers kunnen specifieker opgeleid worden in het gebruik van en in de samenwerking met iRPA.

Vooroplopen met iRPA: Zo zet je écht in op digitale transformatie

Wil je echt stappen maken in digitale transformatie en alles uit mogelijkheden voor kunstmatige intelligentie halen? Dan is iRPA een logische stap in de juiste richting. Dit zijn de voordelen van iRPA voor jouw onderwijsorganisatie:

  1. Verminderde kosten. De investering lijkt misschien omvangrijk, maar de teruggebrachte kosten betalen zichzelf zonder meer uit.
  2. Meer productiviteit. Een bot werkt altijd en kan het aantal taken van twee tot vijf menselijke medewerkers tegelijkertijd op zich nemen. Je krijgt meer voor elkaar met minder mankracht. In de tussentijd kan je administratieve personeel zich focussen op belangrijkere taken.
  3. Je hoeft een bot niet in te werken. Op drukke momenten of bij personeelsuitval kan een bot inspringen. Hierdoor is iRPA perfect voor een context met drukte en ups en downs. Ook bij groei groeit iRPA gewoon met je mee.
  4. Kleinere risicomarge en betere datakwaliteit. De kwaliteit van je data wordt hoger, doordat er minder fouten gemaakt worden. Dit leidt tot betere analyses, meer stabiliteit en een betere bescherming van je (gevoelige) persoons- en onderzoeksgegevens.

Is jouw onderwijsinstelling klaar voor iRPA? Wil je graag meer weten? Neem contact op met onze industrie-experts voor Education en leer meer over wat iRPA kan betekenen voor jouw school, onderwijsinstelling of universiteit.



Ben Rauwerda
Ben Rauwerda
SAP Consultant in Education

I am a SAP Consultant always on the cutting edge of customer, IT and Innovation, with a broad knowledge of education processes. Besides education processes I also put my focus on developing RPA solutions for the education industry. I am always curious and open minded on new technology and always searching for creative solutions for any process, either SAP or innovative technologies.

Contact Us
Contact Us

Have questions? Please contact us.