Intelligent Enterprise: praktisch innoveren doe je zo

Een beter hanteerbaar dashboard zodat jouw service-afdeling sneller klanten kan helpen. Het verbeteren van het HR-proces in je organisatie, zodat nieuwe medewerkers sneller productief zijn. Of, het implementeren van een nieuw ERP waardoor je echt datagedreven kan gaan werken. Er is bijna geen enkele organisatie die niet bezig is om slimmer te werken. En hoe groot of klein een verbeterinitiatief ook is: slimmer werken gaat negen van de tien keer hand in hand met digitalisering. Probeer jij processen in je organisatie – al dan niet digitaal – te verbeteren? Dan ben je wat mij betreft hard op weg om een Intelligent Enterprise te worden! Elke stap die je doet, is onderdeel van de reis daarnaartoe. En dat is dan ook precies waar mijn derde blog in deze Intelligent Enterprise-serie over gaat. Doen! In dit blog geef ik voorbeelden van praktische stappen die je kunt maken binnen je digitale transformatie.

Recap: de drie uitgangspunten van de Intelligent Enterprise

Een Intelligent Enterprise word je niet door simpelweg over te stappen naar een state-of-the-art ERP-systeem vol met de nieuwste technologische mogelijkheden. Het helpt natuurlijk enorm. Dat zeker. Maar, in mijn eerste blog beargumenteerde ik al dat een digitale transformatie vooral moet gaan om processen anders aanpakken. En de visie daarachter. Een Intelligent Enterprise wordt gevormd door de drie-eenheid van klanten (stel ze centraal en biedt ze een ongeëvenaarde ervaring), werknemers (zorg dat ze zich prettig voelen, geef ze de tools om fijn te kunnen werken en eigenaarschap te nemen) en processen (verbind data en digitale processen door de hele bedrijfsketen met elkaar zodat je allemaal over hetzelfde ‘praat’). Om daar te komen, start je met een visie, creëer je daarvoor draagvlak en begin je met ‘doen’. Kortom: je bepaalt samen de kaders van je plan en doet directe verbeterinitiatieven.

Kaders vaststellen? Gebruik het Intelligent Enterprise Canvas!

Nog even over die kaders… In mijn tweede blog in deze serie schreef ik over het schetsen van de randvoorwaarden voor je visie. En dat je daar geen vuistdik document voor hoeft aan te leggen. Je schrijft enkel de belangrijkste speerpunten op. Waarom wil je dit gaan doen? Wat zijn je ambities? Wat zijn de doelstellingen? Wat is je budget, je timing? Hoe ziet je huidige IT-infrastructuur eruit en sluit je visie daarop aan? Welke methodes wil je gaan gebruiken? Met ons Intelligent Enterprise Canvas heb je een flexibel plan in handen dat richting geeft aan je weg naar de Intelligent Enterprise.

Tips die helpen bij het ‘doen’

Goed. Het plan is er. En je gaat ‘doen’. Voordat je begint, heb ik twee tips voor je: zorg dat elke optimalisatie wordt gedaan in het kader van het grotere geheel en zorg dat dit gedragen wordt door de organisatie. Het moet niet alleen maar ‘een leuke innovatie’ zijn. Het moet duurzaam bijdragen aan het realiseren van je bredere visie voor een Intelligent Enterprise. Is het een verbetering die beklijft en waar meerdere afdelingen iets aan hebben, dan wordt het draagvlak voor je digitale transformatie alleen maar groter.

Verlies het grotere geheel niet uit het oog, gebruik dat canvas

Het ‘doen’ kan bestaan uit grote en kleine optimalisaties. Wil je graag datagedreven werken en real-time beslissingen nemen ten aanzien van je voorraad en inkoop? Dan staat er op je canvas ongetwijfeld het implementeren van een nieuw ERP als doel. Maar, het kan ook voorkomen dat je registratieproces foutgevoelig is. Dan zijn de eerste stappen richting een beter proces wat kleiner.

Waarom je zelfs voor kleine stappen een canvas nodig hebt? In de IT zit je al snel in developersmodus. Het Intelligent Enterprise Canvas zorgt ervoor dat je nadenkt over slim ‘hergebruik’ van technologie en kennis. Enerzijds voor consistentie, anderzijds om hoge kosten te voorkomen. Het canvas helpt ook bij het beheersbaar houden van je IT-landschap en zorgt dat je niet oplossing na oplossing aan elkaar knoopt. Je wil namelijk lenig blijven zodat je mee kunt bewegen met veranderingen.

Dankzij het canvas kun je naast je IT-landschap, ook het grotere geheel van je plannen in de gaten houden. Ook het businessperspectief waarmee je door de ogen van de klant kijkt naar de oplossing, product of service die je biedt. Het vertrekpunt moet namelijk niet zozeer de technologie of de methodologie zijn, maar wat je wil bereiken voor een klant of eindklant. Dát is de echte toegevoegde waarde.

Voorbeelden van ‘doen’, van klein naar groot

Na alle theorie rondom verbeterinitiatieven en ‘doen’, is het tijd om de praktijk in te duiken. Want, waar begin je?

Begin klein. Experimenteer! Het experiment is een van de belangrijkste methodieken om slimmer te worden als organisatie en te leren. Wil je bijvoorbeeld manuele handelingen in je proces optimaliseren? Experimenteer eens met kant-en-klare IT-packages of Add-ons. Een voorbeeld hiervan is het RPA Proof of Concept Package. Daarmee kun je snel ervaring opdoen met Robotic Process Automation zonder grote investeringen. En dus ontdekken of het je echt helpt om slimmer te werken of dat je toch bij moet sturen. Hapklaar experimenteren, noem ik dat. Een andere optie die ik je kan aanraden om te beginnen met kleine innovaties is de bewezen methodiek Design Led Innovation. Daarmee kun je vanuit een gebruikersperspectief snel en effectief innovaties ontwikkelen op basis van een goede business case. Bovendien zijn de uitkomsten hiervan schaalbaar. Handig als je wil groeien!
Ga aan de slag met een deelproces. Je wil graag je customer experience of je employee experience aanpakken. Of, je loopt tegen een aantal knelpunten aan in je warehousing-processen. Die kun je verbeteren zonder meteen je hele organisatie of IT op de schop te gooien. Start bijvoorbeeld met een requirement-analyse en stel met een team een roadmap op. Om te kijken hoe een deelproces beter kan, bestaan er meerdere effectieve methodieken. Beslis samen wat het beste bij je organisatie past.
Grote ambities? Begin met kleine stappen. Kies je bijvoorbeeld voor het implementeren van een nieuw ERP-systeem om volledig datagedreven te gaan werken, dan is dat een ambitieus plan wat je niet binnen een paar weken voor elkaar krijgt. Houd het behapbaar. Er zijn bijvoorbeeld diverse methodes waarmee je de waarde van een intelligent ERP-systeem voor jouw bedrijf kunt onderzoeken. Of die je laten zien op welk niveau je instapt in zo’n implementatietraject en wat er nodig is om het tot een succesvol einde te brengen. Duik eens in best practices, organiseer een design thinking-sessie. Ook dat kan. Daarnaast kun je onderzoeken welk systeem het beste bij je organisatie past en welke implementatiepartner je het beste kan helpen.

Kies de methodiek die bij je past, zeker bij een nieuw ERP

‘Doen’ is in het begin dus vooral een kwestie van ontdekken. Zeker wanneer je een grote ambitie als ‘een nieuw ERP’ op dat Intelligent Enterprise Canvas hebt ingevuld. Een van de eerste stappen is dan het onderzoeken van de impact van je ambitie op je klant en je organisatie. Dat kan variëren van een SIM Game tot het laten uitwerken van business scenario’s-aanbevelingen. Er bestaan talloze methodieken waarvan je gebruik kunt maken. SAP heeft bijvoorbeeld recent RISE gelanceerd. Een programma waarin je ontdekt hoe je je digitale transformatie het beste en eenvoudig kunt vormgeven op een manier die bij je past en daarin stap voor stap je weg richting een nieuw ERP uitwerkt. Bovendien krijg je alles wat je nodig hebt in één bundel, zonder grote investeringen vooraf.

Digitale transformatie? Je hoeft het niet alleen te doen!

In mijn werk ben ik dagelijks bezig met digitale transformaties en innovatieve verbeterinitiatieven binnen bedrijven. Vaak wordt de hulp van mijn collega’s en mijzelf ingeroepen doordat tijd en kennis bij klanten en hun eigen IT-afdeling ontbreekt. Zeker in het geval van een nieuw systeem is dat namelijk een behoorlijke investering. En dat moet goed gebeuren en ook vlekkeloos verlopen zodat tijdens implementatie de lopende processen niet verstoord raken. Zeker in 24/7-productie- of groothandelsbedrijven die niet ‘even’ stilgelegd kunnen worden.

Ga je aan de slag met je digitale transformatie en wil je dat dit probleemloos en first time right verloopt? Zorg dan dat je iemand aan je zijde hebt die:

de goede vragen stelt zodat de juiste oplossing gekozen wordt waar je het meest aan hebt.
slagvaardig is, omdat hij of zij dankzij diepgaande ervaring en kennis weet wat te doen.
verschillende organisaties van binnen heeft gezien en daardoor de valkuilen kent, maar ook best practices meeneemt vanuit eerdere trajecten.
kennis heeft van zowel businessprocessen als IT (in mijn geval: SAP-systemen).
de volgorde van een implementatie kent en kan prioriteren.
een implementatieplan kan ontwikkelen voor je organisatie.
de juiste methodieken en handvatten kent en daarin kan adviseren.
workshops kan organiseren waarin medewerkers worden betrokken en kennis maken met het nieuwe systeem of de applicatie.
kan ondersteunen in de uitvoering. Van A tot Z. En wanneer hij of zij hulp nodig heeft, beschikt over een uitgebreid netwerk van experts.

Uiteraard kunnen wij je dankzij onze ervaring en kennis van zowel SAP als bedrijfsprocessen hierin compleet ontzorgen. Ben je benieuwd hoe wij jouw Intelligent Enterprise-uitdaging zouden aanpakken? We helpen je graag op weg!