Zo kunnen onderwijsinstellingen de band met alumni versterken

Alumni zijn zeer waardevol voor universiteiten en hogescholen. Steeds meer instellingen ontdekken de waarde van oud-studenten en -medewerkers, maar ontdekken hoe lastig het is om die waarde ook daadwerkelijk te verzilveren. Wim Cochet, Senior Solution Expert Education, legt uit hoe Alumni Management van NTT DATA Business Solutions daar verandering in kan brengen.  

De waarde van alumni voor universiteiten en hogescholen is behoorlijk. Oud-studenten en voormalig medewerkers kunnen hun instelling op allerlei manieren van dienst zijn.   

In de eerste plaats zijn alumni natuurlijk ambassadeurs voor de onderwijsinstelling als geheel en hun faculteit of studie in het bijzonder. Ze fungeren als uithangbord en zijn het eerste aanspreekpunt voor iedereen die bij die instelling zou willen werken of studeren.  

Maar een sterk alumni-netwerk biedt nog veel meer voordelen en kansen. Alumni vormen een belangrijke link met het werkveld. Zo kan een goed alumninetwerk bijvoorbeeld een rijke bron van stageplekken en afstudeeropdrachten zijn, maar ook van gastdocenten en sprekers.  

Ook financieel loont het de moeite om warme banden te blijven onderhouden met oud-studenten en -medewerkers. In sommige landen zorgen welgestelde alumni voor een onmisbare geldstroom in de vorm van donaties.  

Verder bieden hogescholen en universiteiten in het kader van life long learning allerlei cursussen, trainingen en workshops aan. Dit aanbod zullen ze veel eenvoudiger kunnen verkopen aan oud-studenten of aan de organisaties waar deze mensen werken. 

Adres onbekend

Universiteiten en hogescholen zijn het belang van een sterk alumni-netwerk de voorbije jaren steeds meer gaan onderkennen. Diverse instellingen hebben – met wisselend succes – geprobeerd om structuur te brengen in hun alumni-activiteiten.  

Dat is minder makkelijk dan het lijkt. Probeer om te beginnen iemands woonadres en emailgegevens maar eens kloppend te houden. Na hun afstuderen beginnen studenten al snel aan hun werkende leven. Vaak verlaten ze hun studentenhuis, de stad of zelfs het land. Voor je het weet, verdwijnen ze van de radar en komt alle (digitale) post retour.  

Daar komt natuurlijk nog bij dat je expliciete toestemming moet hebben om de gegevens van je alumni te mogen bewaren. Heb je al die data op orde en de toestemmingen georganiseerd? Dan is het vervolgens nog maar de vraag of je vlot de juiste dwarsdoorsnedes kunt maken, bijvoorbeeld om exact de juiste mensen uit te nodigen voor een event. Vaak blijkt ook dit heel lastig. Bijvoorbeeld omdat onderwijsinstellingen met allerlei losse lijstjes, Excelbestanden en geïsoleerde databases werken wat het reuze moeilijk maakt om zowel efficiënt als GDPR-compliant te werken.

Drie handvatten voor gestroomlijnd Alumni Management

Bij NTT DATA Business Solutions hebben we de afgelopen jaren veel tijd en energie besteed aan het ontwikkelen van slimme manieren om alumni management te vergemakkelijken en te stroomlijnen. Als ik het samen zou moeten vatten, zijn er drie zaken waar je rekening mee moet houden als je de banden met je oud-medewerkers en -studenten aan gaat halen.   

• Maak het uniform

  Voorkom een gefragmenteerde aanpak. Benader voormalige studenten en oud-medewerkers op één uniforme manier, liefst als instelling en niet als afzonderlijke faculteit. Dat maakt het managen van toestemmingen, persoonsgegevens, voorkeuren en allerlei aanvullende gegevens immers veel beter behapbaar. De toestemming om gegevens te bewaren moet je natuurlijk zo snel mogelijk zien te krijgen, liefst als de alumnus de instelling nog nét niet verlaten heeft. 
   

• Maak het makkelijk

  Stel oud-studenten en -medewerkers in staat om hun gegevens, voorkeuren en abonnementen makkelijk zelf aan te passen, bij voorkeur via een portal of app. Zo voorkom je eindeloos veel handmatig en foutgevoelig werk. Deze hoogopgeleide doelgroep wil dit soort zaken snel, eenvoudig en (vooral) mobiel af kunnen wikkelen.
   

• Maak het de moeite waard

  Uiteraard dien je het als onderwijsinstelling ook daadwerkelijk interessant te maken om lid te worden van het alumni-netwerk. Bijvoorbeeld omdat de alumnus een interessant blad of nieuwsbrief ontvangt. Of omdat je als oud-student uitgenodigd wordt voor allerlei interessante events. Of misschien mag je de bibliotheek wel kosteloos blijven gebruiken.

Organiseer de volledige journey van de alumnus

Wij hebben een oplossing gebouwd die onderwijsinstellingen helpt om hun alumni zonder al te veel moeite te vinden, te binden en te boeien. Die tool bundelt diepgaande ervaring in het onderwijsveld met allerlei slimme zaken die we onze klanten wereldwijd zien doen rondom hun oud-studenten en -medewerkers. 

Met onze oplossing kunnen onderwijsinstellingen de volledige journey van een alumnus organiseren. Dat begint bijvoorbeeld met een eenvoudig formulier waarmee alumni zich aan kunnen melden. Daarnaast biedt de oplossing uiteenlopende selfservice-mogelijkheden waarmee mensen hun eigen gegevens kunnen inzien en onderhouden.  

Dat klinkt als een gewone CRM-oplossing, hoor ik je denken. Toch klopt dat niet helemaal. Want goed Alumni Management vraagt bijvoorbeeld ook om event management. Daarom kun je met onze tool eenvoudig een event organiseren in een specifieke zaal op de campus, snel de bijbehorende registratiepagina opzetten en met een paar drukken op de knop de juiste doelgroep uitnodigen. 

Maar er is meer. Alumni Officers die willen rapporteren over hun werk, kunnen bijvoorbeeld heel eenvoudig de meest geavanceerde rapportages draaien met onze oplossing. De tool integreert bovendien naadloos met het Student Informatiesysteem (SIS) van de instelling en is óók nog eens helemaal klaar voor gebruikers die het systeem via hun mobile device willen benaderen. 

Voortdurend in ontwikkeling

Onze oplossing voor alumni management wordt steeds beter. Op termijn willen we alumni bijvoorbeeld in staat stellen om te zoeken in het netwerk van hun alma mater en (met toestemming) gevonden te worden. We kunnen de tool ook gebruiken om verhalen en testimonials op te halen bij oud-studenten die vervolgens binnen het netwerk gebruikt kunnen worden. Op termijn kunnen oud-studenten en -medewerkers ook registeren of ze gevraagd mogen worden als vrijwilliger of gastdocent. En we willen instellingen in staat stellen om de oplossing te gebruiken om partners aan te haken en samenwerkingen verder uit te bouwen, bijvoorbeeld op het gebied van sponsoring, stages, afstudeeropdrachten of subsidies.  

Je ziet het. We doen alles om onze klanten te helpen om de band met hun alumni zo warm mogelijk te houden.