Industry TALKS - De geheimen van goed projectmanagement: 6 ingrediënten voor een geslaagde implementatie

Onverwachte vertragingen, toch nog een nacalculatie, een onvoorziene delta. We kennen allemaal de verhalen van implementaties die meer tijd en geld kosten dan voorzien. Is dat een reden om tegen een upgrade naar SAP S/4HANA op te zien? Uiteraard niet. We geven je zes tips voor goed projectmanagement en hoe SAP CALM daarbij helpt.

De kogel is door de kerk: er staat een upgrade naar SAP S/4 HANA voor de deur. Mooi, want dat betekent dat je organisatie straks gebruik maakt van gecentraliseerde data en processen, dat je realtime inzicht in die gegevens hebt en dat je veel repetitieve taken kan automatiseren. Dat gaat je tijd en geld besparen. Maar, voor het zover is, kóst het je wel wat. Want, een implementatie vraagt heel wat van je organisatie. Van je mensen, je tijd en budget. Hoe zorg je ervoor dat het implementeren van een nieuw ERP-systeem soepel en effectief verloopt? Frank van Dommelen heeft al meerdere trajecten begeleid en deelt zijn 6 ingrediënten voor succes. Inclusief zijn kijk op de nieuwe tool van SAP: Cloud ALM.

Frank van Dommelen

Bij de meeste maakbedrijven waar we over de vloer komen voor een eerste kennismaking, zien we dat ze projectmanagement en changemanagement bij een implementatie heel serieus nemen. Maar, omdat ze zelf niet regelmatig projecten van deze omvang doen, ontbreekt het ze vaak aan kennis en resources om een gedegen plan van aanpak op te stellen en uit te voeren. Gelukkig doen wij dit dagelijks en kunnen we dankzij onze ervaring voorkomen dat een project escaleert, uitloopt of onverhoopt stilvalt.

Goed projectmanagement is dan ook cruciaal voor een succesvolle implementatie. Maar wat zijn daarbij de succesfactoren? We noemen zes ingrediënten voor het recept voor succes. Stuk voor stuk onderwerpen waar we tijdens de opzet en uitvoering van onze projecten altijd de focus op leggen.

Kwetsbare supply chains, grondstofkosten die de pan uit rijzen, tekort aan personeel, verduurzaming en veeleisende klanten die B2C-ervaringen verwachten van B2B-manufacturers. Uitdagingen genoeg voor de maakindustrie. Oplossingen ook. En die reiken we je graag aan. Van finance tot transport, van productie tot projectmanagement en van quality tot MES-integratie: onze experts in manufacturing laten je zien hoe je slimmer en efficiënter werkt.

Let's talk industry, bekijk al onze inzichten!

Tijdens het selectietraject voor een ERP-systeem en bijbehorende implementatiepartner gaan we in gesprek met onze klanten – dan nog prospects. De eerste gesprekken voeren ze vaak met presales en sales. Die kijken samen met onze functionele consultants wat de klant vraagt en proberen een zo goed mogelijk beeld te schetsen van de mogelijkheden van het systeem met presentaties en demo’s. Hierin wordt vaak al de beoogde scope van de implementatie meegenomen. Ziet de klant het zitten? Dan beginnen de contractonderhandelingen. Op dat moment worden ook de daadwerkelijke scope en kosten vastgesteld. Wat is de omvang van het werk wat gedaan moet worden, welke afspraken horen daarbij en welke verwachtingen heeft de klant daarbij?

Gaat de implementatie van start? Dan is het voor een projectmanager belangrijk dat je weet wat er tijdens zo’n voortraject besproken is tussen sales en de klant, wat de precieze functionele scope moet worden en met welke intenties iets beloofd is. Loopt het project anders dan de klant verwacht, dan kun je als projectmanager daar effectief op reageren.

Om te zorgen dat je als projectmanager op de hoogte bent van wat er zowel in de contractuele scope staat als ‘tussen de lijntjes’, is een goede salesoverdracht onontbeerlijk. Daarin vraag je niet alleen toelichting op het contract, maar wil je ook weten welke verwachtingen er zijn gewekt tijdens gesprekken en demo’s. Als projectmanagers stellen we dan ook heel veel vragen over het voortraject. Deze ‘intangible’ informatie is zeker zo waardevol als wat er letterlijk in het contract staat. Het kan zelfs het verschil maken tussen gewoon goed projectmanagement en projectmanagement waarin je de verwachtingen van je klant overtreft omdat je beter weet met welke intentie zij in het traject zijn gestapt. Om die redenen is het slim om projectmanagers tijdens demo’s en presentaties bij selectietrajecten aan te laten schuiven. En andersom zien we dan ook graag dat sales betrokken blijft bij de delivery van een project voor nazorg. Met andere woorden: trek als projectmanager en sales op als team, deel zo veel mogelijk informatie en houd de lijntjes kort.

Communicatie is de basis van elk succesvol project. Zonder heldere communicatie met alle stakeholders, zowel intern als extern, ontstaat er ruis. In de manufacturingwereld, waar de complete keten complex kan zijn en veel partijen betrokken zijn, kan één misverstand grote gevolgen hebben. Zorg er dus voor dat iedereen altijd op de hoogte is van de laatste updates en dat je afspraken goed documenteert. Gebruik hiervoor tools die communicatie centraliseren en ervoor zorgen dat informatie voor iedereen toegankelijk is.

Een realistische planning houdt rekening met mogelijke vertragingen, onverwachte obstakels en de werkdruk van teamleden. Door vanaf het begin realistisch te plannen én mitigerende maatregelen te treffen, voorkom je veel problemen. Zorg dus dat je ruimte inbouwt in je planning zodat je voorkomt dat deadlines niet haalbaar zijn, of wanneer men de complexiteit van een project onderschat. Het geeft ook ruimte om te handelen wanneer er factoren spelen die leiden tot heroverwegingen op stuurgroepniveau. Want ook dat soort situaties kunnen voorkomen tijdens implementaties.

Het is heel belangrijk om vanaf de start van een project duidelijk te zijn over de definitie en invullingen van de projectrollen, de verantwoordelijkheden en overlegstructuren. In een productieomgeving is tijd en efficiëntie cruciaal. Daarom is het essentieel dat iedereen precies weet wat hij of zij moet doen om het project te steunen én tot een succes te maken. Stel aan beide zijden (klant en partner) een projectmanager aan die samen eindverantwoordelijkheid dragen en de andere teamleden tijdig wijzen op hun openstaande taken.

We noemden het net al: het opzetten van een stuurgroep is een essentieel onderdeel van een goede projectorganisatie en governance. Met name het mandaat om beslissingen te nemen met betrekking tot tijd, budget en scope is daarbij van groot belang. Het biedt zo mogelijkheid tot escalatie, mochten de omstandigheden daartoe aanleiding geven.

Iedere klus vraagt om het juiste gereedschap. Voor SAP Cloud projecten biedt SAP Cloud ALM (CALM) een complete set van tools voor het beheer van projecten, van start tot finish. SAP CALM is een cloud-gebaseerd hulpmiddel dat ontworpen is om de implementatie en het beheer van SAP-oplossingen, zoals SAP S/4HANA, te ondersteunen. Het biedt uitgebreide mogelijkheden voor projectbeheer, zoals monitoren en testen, om efficiënte en gestroomlijnde implementaties te waarborgen. SAP CALM biedt daarnaast ook realtime inzichten en analyses om projecttaken en tijdlijnen te optimaliseren, wat het besluitvormingsproces tijdens de implementatie verbetert. Teams werken makkelijker samen omdat informatie gecentraliseerd wordt en de kans op fouten aanzienlijk kleiner is.

Een omvangrijk project is zelden rimpelloos. Je kan – ondanks een gedegen voorbereiding – op ieder moment stuiten op zaken die je niet verwacht of voorzien had. Daarnaast kunnen externe (bij de klant) of interne (binnen je eigen situatie) omstandigheden veranderen tijdens het project. Daarom is het belangrijk om status en voortgang goed te monitoren en die ook regelmatig te evalueren om waar nodig bij te sturen. Dit betekent niet dat je constant het hele projectplan moet omgooien, maar wel dat je je flexibel opstelt en bereid moet zijn om veranderingen door te voeren als dat nodig is. Snel en efficiënt schakelen is daarbij cruciaal.

Beste voedingsbodem voor een succesvol project

Goed projectmanagement in de manufacturing-branche is geen kwestie van toeval. Het vraagt om een doordachte aanpak, waarin heldere communicatie, realistische planning, duidelijke verantwoordelijkheden, de juiste tools en continue evaluatie centraal staan. Met deze zes ingrediënten in de mix heb je de beste voedingsbodem voor een geslaagde implementatie. Of zoals we liever zeggen: hét recept voor succes.

NTT DATA Business Solutions helpt je graag met de planning en realisatie van je implementatieproject. Wil je weten hoe je projectmanagement naar een hoger niveau kan tillen? Neem contact op met onze expert via het formulier.