Industry TALKS - Maatwerk produceren tegen redelijke kosten?

Standaardproducten produceren naar capaciteit van je productielijnen. Vervolgens alles in je warehouse opslaan. En, verkopen maar! Traditionele maakbedrijven dachten in volume. Om kosten te drukken, concurrerend te zijn op productprijzen en zodat je nooit misgrijpt bij het uitleveren van bestellingen. En dat werkte. Massa’s standaardproducten gingen als warme broodjes. Totdat… het moment waarin het Cool Blue-effect doorsijpelde naar de wereld van zakelijke kopers. Inmiddels zijn customization en personalisatie al jaren dé vaste gast van de Industry-trendrapporten van grote consultancy-firma’s. En dat betekent dat de meeste maakbedrijven hun businessmodel hebben omgekat naar een productieproces waarin hun klanten de optie krijgen hun ideale product samen te stellen. Maar ja, die klant wil dat product wél voor een gunstige prijs en dus zal je slim en efficiënt moeten produceren. Daar komt variantconfiguratie om de hoek kijken.

Om effectief en kostenefficiënt te produceren, kiezen maakbedrijven voor diverse productiemodellen. Vooraf, in je salesproces, kun je echter ook slim omgaan met kostenefficiënte personalisatie. Variantconfiguratie biedt bijvoorbeeld de optie om in hoge mate producten aan te passen aan specifieke wensen van klanten en die producten kun je tegen een redelijke prijs aanbieden. Dat kan, doordat je werkt met vooraf gedefinieerde opties van je product. Productontwerp en benodigde componenten liggen vast. Zo bied je je klant genoeg flex voor personalisatie zonder dat je elk product vanaf nul moet ontwerpen. Kleuren, materialen en afmetingen zijn voorbeelden van dergelijke variaties. Met name in de auto-industrie, machine-industrie en elektronica zie je deze manier van ‘gepersonaliseerd’ produceren veel terug. En al die talloze combinaties die er mogelijk zijn? Dat is een complexe puzzel die gelukkig relatief goed beheerd kan worden via een configuratiemodule zoals Variant Configuration in SAP.

Het gebruik van Variant Configuration levert je aanzienlijke voordelen op. Vanaf het eerste contact met de klant tot het maken van het product. Bovendien is de configurator ook online beschikbaar. Dit wordt vaak gebruikt voor de productie van voertuigen.

Er zijn al veel bedrijven die de geïntegreerde Variant Configuration gebruiken in hun ERP-oplossingen. In SAP S/4HANA wordt het technische masterdata-object waarin de afhankelijkheden en regels (set regels) worden onderhouden, objectafhankelijkheden genoemd. De structuur en het onderhoud van deze objectafhankelijkheden zijn relatief complex en vereist veel kennis en ervaring.

Afhankelijk van je bedrijfsstructuur zijn vooral de verkoop- en productieafdelingen betrokken bij het bijhouden van alle productvariaties. In sommige gevallen geldt dat ook voor de inkoopafdeling. Vaak wordt deze taak door het productmanagement gecoördineerd. Op het gebied van verkoop ligt dan vaak de nadruk op het in kaart brengen van de mogelijke varianten van een product in de regelset.

De verkoopafdeling brengt vaak alle mogelijke varianten van een product in kaart in een regelset. Al die verschillende varianten moeten namelijk eenvoudig te configureren zijn en aan de eisen van de klant voldoen. Voor een consistente en technische uitvoerbare beschrijving van het product, moeten er beperkingen worden gedefinieerd en verplichte parameters worden gespecificeerd. Tot slot dienen medewerkers de parameters voor de prijsbepaling vast te leggen, zoals prijsgroepen en vaste en procentuele toeslagen.

Variant Configuration leidt de gebruiker door dit proces. Standaardwaarden helpen om de gegevens sneller vast te leggen. Bovendien kunnen niet benodigde parameters worden verborgen. Dit zorgt voor een beter overzicht en het garandeert dat gebruikers betrouwbaar met het systeem kunnen werken en snel orders kunnen invoeren.

In de productie is de taak meestal nog complexer: regels beschrijven in de maximale stuklijst voor elk afzonderlijk artikel of het nodig is en in welke hoeveelheid het moet worden gebruikt. Class nodes (d.w.z. plaatshouders voor geclassificeerde materialen) en geconfigureerde materialen vereisen nog meer informatie. Ook al wijken de regels maar een klein beetje af, dan nog moeten werknemers ze opnieuw maken of door de organisatie heen gaan navragen welke regels op dat moment nodig zijn. Dat kost véél tijd en moeite.

Het doorlopen van de stappen van Variant Configuration is vergelijkbaar met een werkplan. Ten eerste moeten werknemers bepalen of een individueel proces of een volledige reeks nodig is. Vervolgens bepalen ze de insteltijd, machinetijd en personeelstijd. Bovendien moet elke bewerking in het werkplan worden gecontroleerd. Zelfs bij een eenvoudig productassortiment komen op deze manier een aantal regels samen. Het aantal is navenant groot voor een uitgebreide reeks varianten.

Variant Configuration kan ook worden gebruikt om vele processen bij de inkoop te automatiseren en te vereenvoudigen. Bedrijven kunnen de benodigde materialen bestellen met variabele afmetingen, bijvoorbeeld op basis van lengte of oppervlakte, zonder telkens een nieuwe material master aan te moeten maken.

Veel bedrijven maken en onderhouden de objectafhankelijkheden voor hun producten met behulp van de standaard SAP S/4HANA-editor. Hoewel het een sterke tool is, is de verzameling regels die het bevat bijna net zo ingewikkeld als een programmeertaal. Dit maakt de bediening ervan tijdrovend en het vereist bovendien een uitgebreide training.

De selectie en kenmerken van alle Bill of Materials (BOM)-onderdelen en bewerkingen worden geregeld met behulp van objectafhankelijkheden. Hierdoor kunnen afhankelijkheden tussen kenmerken en kenmerkwaarden worden weergegeven en kunnen individuele BOM-onderdelen en bewerkingen worden aangepast. De set regels brengt ook de toegestane combinaties en opties in het verkoopdocument in kaart.

Om risico’s te minimaliseren en altijd flexibel te kunnen reageren op klanten, zijn steeds meer bedrijven op zoek naar een oplossing die overzicht, transparantie en eenvoud combineert. Ze willen de relevante expertise rondom productvarianten, objectafhankelijkheden en regelonderhoud in de software, dan ook graag breder verspreiden. Medewerkers moeten zich snel vertrouwd kunnen maken met de afhankelijkheden, zodat ze sneller en correct onderhoud kunnen plegen aan de masterdata van variantconfiguraties. Maar… hoe zorg je dat dat vlug en foutloos gebeurt?

Met de add-on it.configure kun je gemakkelijk de standaardeditor van SAP vervangen. De workbench is een aanvulling op de SAP-standaard en organiseert de regels en afhankelijkheden in een eigen centrale interface. Regelonderhoud wordt zo vereenvoudigd en functioneel verbeterd.

Het idee achter de oplossing? Elke configuratie bevat constanten, zoals model, serie of type.  Deze constanten kunnen uitstekend worden gebruikt om de oplossing structuur te geven. Regels kunnen worden hergebruikt, georganiseerd, gesorteerd en transparant worden weergegeven.

De volgende praktijkvoorbeelden tonen de meest voorkomende uitdagingen bij het configureren van standaardvarianten in SAP S/4HANA. Dit is hoe we Variant Configuration nóg beter en gestroomlijnder maakten met it.configure:

Casus 1: Vaarwel tegen Excel

Een fabrikant van elektronische componenten produceert producten op maat in zeer kleine hoeveelheden. Het bedrijf gebruikt Variant Configuration in SAP S/4HANA. Wanneer verkoopmedewerkers een order willen invoeren, dienen ze eerst in een Excel-bestand te filteren en te zoeken naar welke varianten mogelijk zijn. Dat is al lastig en tijdrovend. Maar het wordt nog complexer wanneer in individuele gevallen nog verschillende combinaties en prijzen zijn toegestaan, die als handmatige eenheidsprijs moeten worden ingevoerd.

Een lastige taak zonder uitgebreide SAP-kennis

Variant Configuration zou een dergelijk Excel-overzicht in kaart kunnen brengen in S/4HANA en de regelkennis kunnen integreren in het orderproces. Bedrijven schrikken hier vaak voor terug omdat het onderhouden van relaties tussen objecten en hun kenmerken – bekend als constraints – lastig is. Variabelen moeten worden vastgelegd, omstandigheden gedefinieerd, regels gemaakt en waarden ingevoerd. Bovendien moeten de regels ook in de algemene set regels worden opgenomen en er moet ook rekening worden gehouden met de afhankelijkheden. De taak is behoorlijk ingewikkeld zonder deskundige kennis van de SAP-standaardeditor en mapping.

Eenvoud dankzij it.configure

Het gebruik van it.configure maakt het onderhoud van regels eenvoudig dankzij een gestructureerde weergave. Dit houdt in dat zelfs medewerkers die niet over uitgebreide kennis van de totale set regels beschikken, zelfstandig en zonder editor plausibiliteitscontroles, prijsbepaling en wijzigingen kunnen uitvoeren. Tijdrovende coördinatie met de “goeroes” in het bedrijf is niet langer nodig en klanten ontvangen hun offertes sneller.

Casus 2: Speciale afwerkingen als standaard

Een meubelfabrikant heeft de uitdaging om de wijzigingsverzoeken van een belangrijke klant op tijd door te voeren. Maar elk verzoek moet als een speciale bestelling worden beschouwd. Zelfs kleine veranderingen. Dit vereist een complexe en tijdrovende samenwerking tussen verkoop en productie. Vaak worden er door klanten zelfs nog aanpassingen doorgegeven in het ontwerp van het product. De verkoopgegevens bevatten alleen de standaardafmetingen die in de prijslijst staan. En de configuratie moet worden gebruikt om wijzigingen in afmetingen op alle niveaus van de stuklijst te controleren.

Met it.configure kan de verkoopafdeling zelf de producteigenschappen beheren en zien welke combinaties mogelijk zijn. Wijzigingen kunnen ook eenvoudig en duidelijk in kaart worden gebracht in de set regels. De meeste speciale bewerkingsopdrachten worden op die manier conventionele opdrachten die bijna routinematig kunnen worden verwerkt.