it.education helpt om de student helemaal centraal te stellen

Met it.education stroomlijnen hogescholen en universiteiten hun processen. Director Education & Research Mark Arts neemt je mee langs een paar splinternieuwe innovaties binnen dit studenteninformatiesysteem voor het hoger onderwijs. Ontdek hoe it.education je helpt om studenten écht centraal te stellen en jouw onderwijsinstelling helemaal klaar voor de toekomst te maken.  

Ken je it.education nog niet? Laat me je dan eerst een korte introductie geven. it.education is een state-of-the-art oplossing die verder gaat waar de traditionele studentinformatiesystemen ophouden. Veel klassieke SIS-oplossingen richten zich op kernfuncties zoals het registreren en volgen van studenten. it.education gaat veel verder. Denk aan mogelijkheden als campagnes voor activiteiten voor alumni, analytics en het verkopen van (korte) cursussen en trainingen via een webshop. 

We hebben it.education gebouwd op een stevig en uiterst betrouwbaar SAP fundament. Omdat alle basisprocessen door SAP afgewikkeld worden, kunnen onze ontwikkelaars zich helemaal richten op het bouwen van innovaties ‘bovenop’ SAP. Daar zijn we aardig succesvol in. Onze onderwijsoplossing wordt inmiddels wereldwijd gebruikt. We ontwikkelen en onderhouden de oplossing echter (gewoon) in Den Bosch. Dat maakt enerzijds dat het voor ons geen enkel probleem is om de Nederlandse markt te bedienen met een topproduct dat helemaal op de Nederlandse situatie inspeelt. Anderzijds betekent het ook dat we allerlei slimme oplossingen voor uitdagingen, bewegingen, trends die we in het buitenland signaleren vlot in onze oplossing verwerken en beschikbaar stellen voor de Nederlandse markt. (Omdat we in tweewekelijkse sprints werken, kan dat heel snel gaan.) Hieronder vind je een paar mooie voorbeelden van actuele innovaties. 

Vlot inspelen op nieuw beleid

Als leverancier van een SIS kun je eigenlijk nooit achteroverleunen; wet- en regelgeving verandert voortdurend. Elke wijziging moet vlot, correct en precies op tijd in je systeem verwerkt worden. Door de manier waarop wij it.education ingericht hebben, kost het doorvoeren van wetswijzigingen relatief weinig moeite. Dat komt omdat processen niet ‘hard’ gecodeerd zijn in de software.  

Als je onze oplossing helemaal afpelt, wil it.education eigenlijk maar drie dingen weten over de student. Wie ben je? Waar kom je vandaan? En wat doe je hier? (Lees: wat zijn je persoonlijke gegevens, wat is je vooropleiding en wat studeer je?) Die drie-eenheid vormt de kern van it.education. De slimme beslisregels en intelligente workflows in it.education maken voortdurend gebruik van die basisinformatie. Verandert de wet? Dan hoeven we alleen de inrichting van het systeem maar aan te passen. We hoeven vrijwel nooit opnieuw te programmeren; aan de kern van het systeem verandert niets. Dat zorgt voor snelheid en flexibiliteit. Sommige klanten hebben ons zelfs helemaal niet meer nodig om de oplossing aan te passen aan hun specifieke processen.  

Maatwerk en diversiteit in een handomdraai

Onderwijsinstellingen hebben vaak moeite om studenten met een beperking optimaal te bedienen. Heb je bijvoorbeeld dyslexie? Of zit je in een rolstoel? Dan kan het best uitdagend zijn om uit te zoeken bij welke balies en lokketten je moet zijn om te zorgen dat je de juiste faciliteiten en begeleiding krijgt. Met it.education kunnen studenten dat nu allemaal eenvoudig zelf regelen via self-service. Je hoeft als student niet te weten bij welk loket je moet zijn; gewoon via de app je aanvraag indienen is genoeg. Op de achtergrond zorgt it.education vervolgens voor de gestroomlijnde afwikkeling van het verzoek. Ook de dossiervorming vindt automatisch plaats. Dat scheelt veel uitzoekwerk en uitleg. Een studentendecaan bijvoorbeeld, heeft direct een compleet en actueel beeld van de student en hoeft niet eerst op zoek te gaan naar informatie in voorbereiding op een gesprek   

De onderliggende functionaliteit die dit mogelijk maakt, beperkt zich overigens niet tot mensen met een beperking. Je kan ons innovatieve request framework inzetten voor allerlei processen. Een rechtenstudent in staat stellen om een vak te volgen bij de economische faculteit bijvoorbeeld, is met dit framework een kwestie van één druk op de knop. Door het framework aan de achterkant goed in te richten kun je écht maatwerk leveren en hoeven je studenten nooit meer op zoek naar het juiste loket. 

Slim erkennen en waarderen

De voorbije jaren is het aantal buitenlandse studenten in het hoger onderwijs enorm gestegen. In het studiejaar 2021/2022 telde het hoger onderwijs 115.000 buitenlandse studenten. Ruim 40% van de eerstejaarsstudenten op de universiteit komt uit het buitenland. Tegelijkertijd verschillen de achtergronden van Nederlandse eerstejaars ook meer dan ooit. Misschien heeft iemand eerst een HBO-opleiding in Nederland gevolgd en vervolgens een half jaar in Roemenië gestudeerd. Wat kan zo’n student dan hergebruiken? Wat is de waarde van de behaalde certificaten?  

Van iedere student die zich aanmeldt moet bekeken worden of en hoe de vooropleiding aansluit bij de studie. Dat leidt al snel tot gefragmenteerde lijstjes en incomplete overzichten die snel verouderen. Met it.education wordt het heel eenvoudig om een centrale database aan te leggen van al die studies. Die database wordt steeds rijker. Met elke beslissing die een instelling neemt omtrent een vooropleiding en met ieder ingewonnen NUFFIC-advies, wordt het overzicht completer. Zo wordt erkennen en waarderen steeds eenvoudiger en stroomlijnen we de instroom. 

Digital Human

it.education is het resultaat van de diepgaande kennis en expertise die wij opgedaan hebben in de wereldwijde onderwijsmarkt. Maar omdat de oplossing gebouwd is op een SAP fundament, profiteren onze klanten ook van de geweldige innovatiesprongen die dat bedrijf voortdurend maakt. Dat leidt tot mooie, innovatieve combinaties. Een goed voorbeeld van zo’n innovatie is onze Digital Human. De Digital Human is door een door AI aangedreven menselijk ogende avatar waar je als student vragen aan kan stellen. Je kan de Digital Human ook opdracht geven om iets voor je uit te voeren.  

Deze Digital Human is veel meer dan een simpele chatbot. In tegenstelling tot normale chatbots, onthoudt de avatar eerdere interacties. De Digital Human herkent bovendien emoties en zal zijn antwoorden daar op aanpassen. Ben je gehaast en gestrest? Dan zijn de antwoorden kort en bondig. En ben je relaxt? Dan geeft de Digital Human uitgebreider antwoord. Zo’n Digital Human zal de waarde van menselijk contact nooit vervangen. Toch zien we dat studenten het geen enkel probleem vinden om met een avatar te interacteren. Voor sommige doeleinden is dit een prima alternatief.