Zo betaal je leveranciers een eerlijke prijs voor hun product

Van veld tot vork. Heb je het over voedselproductie, dan is dit misschien wel een van de meest gebruikte termen. Want als consument willen we weten waar ons voedsel vandaan komt. En als producent wil je grip hebben op de kwaliteit van je producten, maar ook op de effectiviteit van elk proces in je supply chain. In deze blogserie vertellen we je hoe je als producent de afstand tussen het veld en de productievloer overbrugt met behulp van technologie en hoe je de band met je leveranciers kan verstevigen. Het gevolg? Een winstgevende supply chain met veilige en kwalitatieve producten. Van de boer tot op het bord.

In dit derde deel vertelt Daan Fessl hoe je ervoor zorgt dat je als voedselproducent je leveranciers de juiste prijs betaalt. Hij legt ook uit hoe je je administratie van alle transacties rondom de – soms wel 500 contracten die je hebt met leveranciers – stroomlijnt en tegelijkertijd versimpelt.

Meer dan 500 leveranciers: hoe stroomlijn je dat?

“Of je nu chicoreiwortels verwerkt, in de aardappelbusiness zit of andere gewassen bewerkt tot consumentenproducten: je hebt te maken met behoorlijk wat leveranciers. Soms kan dat aantal oplopen tot wel 500 contracten. En die leveranciers wil je allemaal een eerlijke prijs betalen voor wat ze leveren.”

“Tussen agrariërs kan de kwaliteit van de oogst onderling, maar ook per batch of stuk grond, verschillen. Maar ook de afspraken die je met ze maakt lopen uiteen. Hoe je al die contracten eenvoudig managet en voor de batches van al die individuele leveranciers de juiste prijs afrekent? Met transparantie door je hele supply chain heen. En om dat te bereiken – zeker wanneer je werkt met grote volumes – zul je moeten digitaliseren en automatiseren. Bovendien moet je ook toe naar een supply chain waarin de processen van begin tot eind gekoppeld zijn.”

Begin met field management en traceability

“De eerste stappen die je moet nemen voor transparantie? Het implementeren van een field management-oplossing waarmee agronomisten de kwaliteiten van een veld en zogeheten crop-data direct kunnen registreren in een ERP-systeem bij het bijbehorende contract.”

“Ook traceability-software wordt steeds vaker ingezet. Niet alleen om proactief de kwaliteit en veiligheid van producten te bewaken en incidenten te voorkomen. Maar ook om de weg die bijvoorbeeld een batch heeft afgelegd van veld tot vork inzichtelijk te maken. Die traceability wordt eveneens gekoppeld aan een contract dat je met een leverancier hebt.”

“Data uit beide oplossingen zijn waardevolle bronnen van inzicht om tot een eerlijke prijs te komen én de basis bij toekomstige contractevaluaties of -onderhandelingen. Het brengt je namelijk inzichten waarmee je nieuwe afspraken kunt maken of verbeteringen kunt voorstellen. Leverde een bepaalde batch in een proces bijvoorbeeld bottlenecks op bij het wegen of verwerken? Was de kwaliteit lager dan afgesproken? Bevatte een batch meer tarra dan gebruikelijk? Dat wordt allemaal vastgelegd en kan van invloed zijn op de hoogte van het bedrag dat je later uitbetaalt of op nieuwe prijsafspraken.”

Denk ook aan het automatiseren van leverancierscontracten

“Die contracten die je als producent afsluit met je leveranciers? Daar kunnen behoorlijk wat variabelen in zitten die de eindafrekening beïnvloeden. Om te laten zien hoe je dat automatiseert, neem ik voor dit blog het voorbeeld van bedrijven die inuline winnen uit chicoreiwortelen en dit verwerken.”

“Uiteraard zijn chicorei, aardappelen en suikerbieten niet de enige gewassen waar we met deze oplossing het verschil kunnen maken in een correcte en snelle eindafrekening. In elke tak van de Food & Agri-industrie waar afgerekend wordt op basis van kwaliteit en kwantiteit en waar je als producent afrekent met je leveranciers op specifieke variabelen binnen een contract biedt deze oplossing uitkomst. Dat geldt dus ook voor andere groenten en fruit, teelt uit kassen, maar ook voor de vleesindustrie.”

“Je kunt je voorstellen dat dergelijke afrekeningen – wanneer je ze handmatig zou moeten verwerken – enorm ingewikkeld zijn, veel tijd vergen om aan te maken en dat administratieve fouten er snel insluipen. En dat kan het bepalen van de juiste prijs voor een batch bemoeilijken. Bovendien moet je uit allerlei afzonderlijke processen in je supply chain deze informatie halen en combineren. Ook dat kost tijd. Wat je zeker niet wil, is voor elke variabele een aparte factuur of afrekening sturen. Die fte’s kun je beter besteden. En, heb je als producent diverse typen software-applicaties hiervoor, dan wordt die klus nog tijdrovender.”

“Wat je dus nodig hebt, is één systeem dat alle processen met elkaar integreert en automatisch data combineert en voor je kan analyseren. Zo heb je niet alleen een 360-graden inzicht in je leverancierscontracten en in de kwaliteit en bijzonderheden van leveringen, maar kan je ook snel een eindafrekening genereren. Bovendien zorgt het integreren en automatiseren van de volgende processen voor échte end-to-end transparantie in je supply chain.”

Met het integreren van deze processen heb je 360-graden inzicht in je supply chain:

• cropdata en registraties over een bepaald veld die door agronomisten naar het ERP-systeem worden gestuurd en gekoppeld worden aan de bijbehorende batch tijdens verwerking in de fabriek (field management)
• de prijsafspraken die je maakt, inclusief bijzonderheden rondom compliancy, wet- en regelgeving van een land en overige condities van een contract met een bepaalde leverancier (contracting)
• gegevens en eventuele kosten voor geleverde zaden, oogst en transport naar de productielocatie (transport settlement)
• data en registratie van de goederenontvangst, waarin de diverse batches die binnenkomen in het systeem worden gekoppeld aan de cropdata vanuit field management (real-time receipt)
• metingen van de weegbrug (scale receipt) die ook aan specifieke batches en contracten worden gekoppeld door het systeem
• kwaliteitsbeoordelingen vanuit het onderzoekslab van het monster dat van de batch wordt genomen na binnenkomst. Ook dit wordt gekoppeld aan de overige gegevens van de batch (quality grading)
• de uiteindelijke afrekening, waarin de hoeveelheid en de kwaliteit van de batch producten die geleverd is, wordt gekoppeld aan de condities van het contract. Die rekening wordt automatisch gegenereerd in de taal en munteeinheid van de leverancier (settlement on quality and quantity)
• traceerbaarheid van veld tot vork van een batch producten zodat je kosten en tijd bespaart wanneer er onverhoopt iets mis is (batch traceability)