Industry TALKS - Doorlopend realtime inzicht in productiekosten? Zo doe je dat

Work smarter, not harder. Dat geldt zéker voor de maakindustrie waarin met name personeelstekort een behoorlijke uitdaging is. Sterker nog, de omzet van Nederlandse manufacturers bleek in mei van dit jaar al 4 kwartalen op rij te dalen. De grootste reden? Niet genoeg mensen, wat een hogere productiviteit in de weg staat. CFO’s zoeken daarom naar verschillende manieren om kosten te besparen, want effectief cost management is een groot onderdeel van je succes als fabrikant. Het is dan ook niet zo gek dat ruim 81 procent van de Nederlandse industrie investeert in automatisering en het efficiënter maken van werkprocessen om zo tóch de productiviteit en output te verhogen. Dat gebeurt niet alleen op de shopfloor, maar ook topfloor zoals bij de afdeling finance.

Slimmer en geautomatiseerd werken, zodat er meer tijd is voor analyses en het vergaren van inzichten en – op de lange termijn – procesverbeteringen: dat is wat financiële medewerkers willen (en de CFO natuurlijk ook). Event-based Product Costing in SAP S/4HANA is een voorbeeld van een oplossing die werkdruk verlaagt en doorlopend de mogelijkheid biedt voor realtime inzicht in productiekosten. Bart Duim legt je graag uit hoe het werkt en welke voordelen het oplevert.

Waar je eerst eventuele fouten in de meeste situaties pas aan het einde van de maand eruit kon halen, filter je met deze SAP-oplossing gedurende de maand gemakkelijk de excessen aan verschillen tussen voor- en nacalculatie eruit. Staat er bijvoorbeeld 100 kg aan materiaal geboekt in plaats van de verwachte 10 kg? Dan kun je meteen actie ondernemen.

Sterker nog, in de nieuwste cloudversie van SAP S/4HANA kun je in een dashboard op basis van ingevoerde toleranties in één oogopslag in je orderlijst zien of er zich excessen in de balans voordoen. Op basis van kleuren en iconen (met uiteraard rood voor een écht excessief verschil) filter je er handig uit waar de grote verschillen zitten.

We zeiden het al: waar je dus eerst als financemedewerker pas tijdens de maandafsluiting de balans kon opmaken wat betreft de toegewezen overheadkosten, onderhanden werk-positie en productieverschillen, kan dat nu doorlopend. Dat betekent niet alleen een verlaging van druk op je closing, omdat je het werk al eerder uit kan voeren. Het betekent ook dat je niet meer – in het geval van excessieve verschillen in je balans – pas aan het einde van de maand naar de voorman van productie kan om de oorzaak te achterhalen. Ook voor de mensen op de productievloer verspreid je zo de werkdruk.

Met Event-Based Product Costing haal je het berekenen van onderhanden werk-positie en het toewijzen van overheadkosten niet alleen naar voren. Met deze module in SAP versnel je het proces enorm. Sterker nog, waar je eerst aan het einde van de maand handmatig programma’s af moest draaien, worden deze programma’s met bijbehorende boekingen in het systeem in werking gezet zodra je uren schrijft of materialen verbruikt voor een order. SAP boekt vanaf dat moment direct de bijbehorende posten voor de aan een product toegewezen overheadkosten en onderhanden werkpositie. Datzelfde geldt voor je productieverschillen. Die worden direct bepaald na goederenontvangst in het magazijn omdat het systeem direct de afrekening van de productieorder verzorgt en de normkosten bepaalt.

Van event-based wip posting tot event-based wip clearing en van event-based overhead posting tot event-based variance posting: Finance heeft letterlijk gedurende het hele proces inzicht in de daadwerkelijke kosten van een product of batch. Als financemedewerker heb je dus de mogelijkheid om elk moment van de maand de bijbehorende analyses te doen.

De voordelen?

Je ziet direct welke boekingen bij een productieorder horen en wat de kostencomponenten zijn: bijvoorbeeld materiaalverbruik, manuren, machine-uren of overhead. Wijken er normkosten af van de werkelijke kosten? Is je verbruik qua materialen bijvoorbeeld hoger of juist lager? Werd machine a gebruikt in plaats van machine b met een lager tarief? Dan kun je elk moment van de maand met behulp van het systeem de reden van verschil achterhalen. Want ook dat is een handige functie van Event-Based Product Costing: op het moment van goederenontvangst in het systeem, geeft SAP je bij de stap event-based variance posting de verschillen per categorie aan. Van lotsize tot verbruikskosten. Als dat geen staaltje work smarter, not harder is…