Wo früher noch der Versand der Dokumente postalisch an die Mitarbeiter erfolgte, sorgt heute ein digitales Dokumentenmanagement für mehr Effizienz und Flexibilität in den Prozessen. Auch der anfallende Ressourcenaufwand konnte so deutlich reduziert werden, zumal nun die Kosten für Papier minimiert sowie die Transportprozesse vollständig eliminiert wurden.
Als moderner Arbeitgeber ist es uns wichtig, der steigenden Erwartungshaltung der Generation Y und Z gerecht zu werden. Dazu gehört auch die Digitalisierung papierbasierter Prozesse. Von nun an sind unsere Formulare aus der Gehaltsabrechnung digital verfügbar.
Carla Galster, Teamleiterin IT HR, Finance & Controlling, Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG
Industrie: Pharma
Produkte: Fertigung aseptischer vorgefüllter Injektionssysteme wie Spritzen, Karpulen & Vials
Mitarbeiter: ca. 5.700 (2021)*
Stammsitz: Ravensburg, Deutschland
Website: www.vetter-pharma.com
it.people document manager schafft digitales, effizientes Dokumentenmanagement
Gestartet als Apotheke, spezialisiert sich das global agierende Unternehmen Vetter heute auf die Abfüllung und Verpackung von Spritzen und weiteren Injektionssystemen. Vetter unterstützt mit seiner langjährigen Erfahrung Arzneimittelhersteller von der frühen Prozessentwicklung über die klinische und kommerzielle Abfüllung bis hin zu vielfältigen Verpackungslösungen. Rund 5.500 qualifizierte Erfolgsträger und der Einsatz intelligenter Roboter in der aseptischen Produktion sorgen für die Einhaltung höchster Qualitätsstandards. Den Fokus stets auf Innovation und Nachhaltigkeit gerichtet, setzt Vetter auf modernste Technologien und möchte sich auch intern als moderner Arbeitgeber präsentieren. Um den Mitarbeitenden einen simplen Zugang zu ihren mitarbeiterbezogenen Formularen aus der Gehaltsabrechnung zu bieten, setzt Vetter von nun an auf den it.people document manager.
Wo früher noch der Versand der Dokumente postalisch an die Mitarbeitenden erfolgte, sorgt heute ein digitales Dokumentenmanagement für mehr Effizienz und Flexibilität in den Prozessen. Auch der anfallende Ressourcenaufwand konnte so deutlich reduziert werden, zumal nun die Kosten für Papier minimiert sowie die Transportprozesse vollständig eliminiert wurden. Das trägt natürlich auch zu einem umweltbewussteren Handeln bei, was dem zukunftsweisenden Unternehmen Vetter besonders wichtig ist. Es gilt aber auch der steigenden Erwartungshaltung der Generation Y und Z gerecht zu werden. Denn nur als innovativer Betrieb, können wertvolle Mitarbeitende langfristig an das Unternehmen gebunden werden. Auch im Bereich Datenschutz hat sich einiges verbessert, denn der Versand sensibler Daten per Post wurde nun vollständig durch die neue Anwendung abgelöst. Nach erfolgreicher Einführung von SAP SuccessFactors in einem Core Hybrid Ansatz hat es die NTT DATA Business Solutions geschafft, den it.people document manager in nur wenigen Monaten bei Vetter einzuführen. Damit konnten auch Verzögerungen beim Erhalt der Dokumente vollständig beseitigt werden. Die einzige Herausforderung, die dann noch zu bewältigen ist, ist die Schaffung von Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Denn die Umstellung auf das digitale Dokumentenmanagement ist selbstverständlich ein Gewöhnungsprozess, der nicht von heute auf morgen geht. Dafür aber ein großer Schritt in Richtung Nachhaltigkeit und Digitalisierung.
Der it.people document manager und SAP SuccessFactors ermöglichen ein reibungsloses Zusammenspiel. So schafft der Dokumenten Manager mithilfe eines User Interfaces (UI) in SAP SuccessFactors Employee Central zentralen Zugriff auf die aus SAP HCM generierten Dokumente. Dabei werden die jeweiligen Dokumente in SAP SuccessFactors den Personalnummern zugeordnet und abgelegt. Über das entwickelte UI werden die Dokumente anschließend zentral zum Upload und zur Ansicht zur Verfügung gestellt. Die Dokumenten Applikation dient dabei als Einstiegspunkt für Mitarbeitende, HR-Sachbearbeiter*innen und HR-Admins. Die Lösung bietet Vetter schon jetzt Einsparungen im niedrigen 6-stelligen Bereich im Hinblick auf Porto- und Druckkosten. Außerdem sollen im nächsten Schritt ad hoc weitere Dokumententypen digital bereitgestellt werden. Dazu gehöret die zusätzliche Erweiterung um DEÜV-Meldungen und Lohnsteuer Jahresmeldungen. Einem nachhaltigen Handeln als zeitgemäßes Unternehmen steht somit heute und in Zukunft nichts mehr im Wege.
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Innerhalb des dynamischen Marktes versteht sich NTT DATA Business Solutions als zukunftsweisendes, modernes Unternehmen und setzt daher auch im Bereich Human Resources auf intelligente Software: SAP SuccessFactors.
Die von NTT DATA Business Solutions entwickelten Schnittstellen zwischen SAP SuccessFactors Employee Central und dem HCM System schaffen deutlich einfachere Geschäftsprozesse.
Dank der schnellen Einführung basierend auf dem NTT DATA Business Solutions Ready2Run Best Practice Ansatz sorgen von nun an intelligente Tools für effiziente Prozesse im Rahmen der Kandidatengewinnung.
