Grupa Winkhaus

Spółka z siedzibą w Rydzynie (województwo wielkopolskie) specjalizuje się w produkcji okuć okiennych i drzwiowych, które sprzedaje w kraju i eksportuje do większości państw Europy Wschodniej. Poza własnymi produktami oferuje wiele innych artykułów potrzebnych do produkcji okien i drzwi. Winkhaus Polska Sp. z o.o. jest jedną z wiodących firm należących do Grupy Winkhaus, znanego w Europie niemieckiego producenta okuć budowlanych. Przedsiębiorstwa Grupy od pięciu pokoleń należą do rodziny Winkhaus. Podstawowe profile produkcji to: wytwarzanie nowoczesnych obwiedniowych okuć okiennych oraz produkcja zamków drzwiowych, wkładek patentowych i systemów klucza generalnego. Firma w Polsce zatrudnia około 800 pracowników.

• Branża: okucia do okien i drzwi
• Przykładowe produkty: obwiedniowe okucia okienne, zamki drzwiowe, wkładki patentowe, systemy klucza generalnego
• Zatrudnienie: ok. 800 pracowników w Polsce
• Siedziba: Rydzyna woj. wielkopolskie

Spółka Winkhaus Polska z siedzibą w Rydzynie (województwo wielkopolskie) jest producentem i dystrybutorem okuć okiennych i drzwiowych, które sprzedaje w kraju i eksportuje do wielu państw Europy Wschodniej. Firma funkcjonuje w Polsce od 1992 roku. Jest jedną z wiodących spółek Grupy Winkhaus, znanego niemieckiego producenta okuć do stolarki budowlanej.

Od 2005 roku Grupa Winkhaus realizuje korporacyjne wdrożenie systemu SAP. Celem wdrożenia zintegrowanego systemu jest standaryzacja procesów w przedsiębiorstwach grupy, usprawnienie przepływu informacji oraz usprawnienie obsługi klientów. W Polsce, podobnie jak w Niemczech, Winkhaus realizował wdrożenie przy wsparciu polskiego oddziału NTT DATA Business Solutions.

Pracownicy działu IT Winkhaus Polska i konsultanci NTT DATA Business Solutions wspólnie implementowali kolejne obszary rozwiązania SAP. Pierwszy etap wdrożenia zakończył się w 2006 r. Wówczas uruchomiono system w obszarach finansów i controllingu (FI, CO). W drugim etapie, zakończonym w czerwcu 2007 r. zostały wdrożone pozostałe moduły, m.in.: logistyka – sprzedaż, zakupy, dystrybucja i magazyn wysokiego składowania (SD, WM) oraz produkcja (PP).

Indywidualne traktowanie kluczowych procesów

Spółki Winkhaus wdrażają rozwiązanie na zasadzie rolloutu, jednak w Polsce, ze względu na specyfikę działalności firmy projekt odbiegał od standardów korporacyjnych i dlatego tak bardzo potrzebna była pomoc polskich konsultantów NTT DATA Business Solutions.

“W sposób indywidualny potraktowaliśmy kluczowe dla nas procesy, czyli logistykę i obsługę klientów. Centrala Winkhaus w Niemczech obsługuje hurtowników a my odbiorców końcowych, czyli producentów okien. Poza tym w Niemczech spółka nie posiada własnego magazynu, korzysta z usług zewnętrznego operatora, a więc nie rejestruje w systemie SAP procesów składowania surowców i wyrobów gotowych. My zaś je obsługujemy. Winkhaus w Polsce ma własny magazyn i potrzebowaliśmy ewidencjonować jego stany a następnie udostępniać informacje o posiadanych produktach centrali” – informuje Maciej Matella, Dyrektor ds. Rozwoju w Winkhaus Polska.

Usprawnienie obsługi klientów Winkhaus

Największą korzyść z wdrożenia SAP odczuli klienci Winkhaus, ponieważ firma osiągnęła jeden z głównych celów projektu – usprawniła ich obsługę. Dzięki SAP jest możliwe elektroniczne przyjmowanie generowanych dokumentów: potwierdzenie przyjęcia zamówienia, potwierdzenie kompletacji oraz faktura – są automatycznie tworzone i przesyłane w postaci elektronicznej (IDOC). Odbiorcy okuć, producenci okien mają możliwość ściągnięcia danych do swoich systemów informatycznych. Oznacza to ogromną oszczędność czasu, ponieważ nie trzeba ręcznie przepisywać danych z faktur do aplikacji finansowo-księgowych.

Jednoczesne dostosowanie do polskich wymagań i procesów centrali

Największą trudność w procesie wdrożenia SAP, jak wspomina Maciej Matella, sprawiło spółce dostosowanie aplikacji do własnych wymagań a jednocześnie do procesów zachodzących w centrali Winkhaus. W Polsce firma zajmuje się produkcją okuć na potrzeby własne, ale też procesem montażu komponentów, które trafiają z Niemiec i tam wracają po obróbce jako wyroby gotowe. Wspólnym celem korporacyjnego wdrożenia SAP dla wszystkich kilkunastu oddziałów Winkhaus na świecie było zaś obniżenie kosztów utrzymywania systemu i stworzenie wspólnych baz danych dostawców i klientów, co umożliwi łatwiejszy dostęp do informacji.

“Trudne było rozdzielenie wyceny (firma jest jednocześnie producentem i sprzedawcą) wyrobów gotowych i towarów handlowych. Poświęciliśmy wsparciu procesu wyceny w systemie IT dużo pracy. Trzeba było na przykład zintegrować stany magazynowe z korporacją, ale jednocześnie zachować zgodność z polskimi standardami rachunkowości. Nasza centrala miała trudności ze zrozumieniem polskich, różniących się od niemieckich przepisów” – opowiada Maciej Matella.

Transfer wiedzy

W trakcie trwania całego procesu wdrożenia, Winkhaus kładł szczególny nacisk na transfer wiedzy pochodzącej od ekspertów z NTT DATA Business Solutions na temat rozwiązania SAP. W efekcie takiego podejścia projekt wdrożeniowy przebiegał płynnie, a specjaliści IT z Winkhaus Polska uzyskali wysoki poziom wiedzy o SAP. “Potrzebna była znajomość m.in. polskich przepisów prawnych. NTT DATA Business Solutions bardzo nam pomogło dzieląc się swoją wiedzą i doświadczeniami z wdrożeń SAP w Polsce” – dodaje Maciej Matella.

Kolejne usprawnienia dzięki SAP

Winkhaus Polska stale usprawnia obsługę klienta dzięki możliwościom, jakie oferuje SAP. Aktualnie w spółce trwa integracja systemu ERP z firmowym ekstranetem. Oddanie nowej wersji ekstranetu do użytku partnerów handlowych zaplanowane jest na jesień 2008 r. Dzięki niemu klienci będą mogli sprawdzać informacje o obrotach z Winkhaus, w tym salda czy stan zadłużenia. Niebawem rusza wdrożenie SAP w ukraińskim oddziale Winkhaus. Poza specjalistami z Niemiec oraz lokalnymi konsultantami NTT DATA Business Solutions będą uczestniczyli w tym projekcie także informatycy Winkhaus Polska, aby dzielić się swoimi doświadczeniami. Kiedy w 2005 r. Grupa Winkhaus podpisała globalny kontrakt z firmą SAP w ramach programu SAP Safe Passage, producent okuć korzystał z rozwiązania Oracle/JD Edwards. W Winkhaus Polska, w czasie realizacji wdrożenia SAP stworzono interfejsy do transferu danych z aplikacji JD Edwards. Chodziło o zachowanie spójności danych źródłowych. JD Edwards nie działa już produkcyjnie, ale dział księgowości ma zapewniony dostęp do archiwalnych informacji zgromadzonych w jego bazie danych.

Planujesz projekt SAP? Napisz do nas.