Nilfisk-Advance

Nilfisk-Advance er en vækstorienteret global koncern inden for professionelt rengøringsudstyr. Målet er at vokse seks pct organisk og koncernen er også aktiv med opkøb af andre virksomheder. Nilfisk-Advance bruger over tre pct af sin omsætning på udvikling, og selskabets 250 ingeniører sender hvert år over 30 nye produkter på markedet. Nilfisk-Advance leverer støvsugere, gulvvaskere, fejemaskiner, sugemaskiner, gulvbehandlingsmaskiner, tæpperensere og polermaskiner. Koncernen råder over mærkerne Advance, Clarke, Clarke American Sanders, Nilfisk, Nilfisk-ALTO, Nilfisk-CFM,
Nilfisk-Egholm, U.S. Products og Viper.

Industri: Consumer
Produkter: Støvsugere, gulvvaskere, fejemaskiner, sugemaskiner, gulvbehandlingsmaskiner, tæpperensere og polermaskiner.
Virksomhedsstørrelse: 4900 medarbejdere
Lokation: Brøndby, Danmark
Datterselskaber: 12 fabrikker, 3 hovedlagre og masser af salgsselskaber

Om projektet

Uden automatiseret styring af master data i SAP ville Nilfisk-Advance gå fra seks til mindst femten personer i virksomhedens master data team. Årsagen er, at it-løsningen it mds automatiserer processen, når virksomheden opretter og ændrer materialer i SAP. Den danske koncern sparer tid og reducerer fejlmængden. Placér materialet i en bestemt kategori og med ét tastetryk er mellem 15 og 25 felter i SAP automatisk udfyldt. Det er ideen bag brugen af it master data simplified (it mds) hos Nilfisk-Advance. Koncernen med 12 fabrikker, tre hovedlagre, masser af salgsselskaber og over 135.000 materialenumre
har en kompleksitet, hvor besparelsen på at styre stamdata med intelligens løber op i flere millioner kroner på årsplan. Den hurtigt voksende koncern med salgsaktiviteter i 43 lande og 4900 medarbejdere har også fabrikker og selskaber uden SAP, men de bruger en web-frontend og får fordelene af it mds, selv om de ikke selv kører SAP.

“Jeg tør ikke helt tænke på en verden uden it mds. Vi ville få millioner af ekstra tastetryk, som ikke vil give os nogen værdi, og vi ville få mange flere fejl i vores data som konsekvens af manuel indtastning”,
siger business support consultant Kristina Johansson, som tidligere var leder for master data teamet på fire personer i Nilfisk-Advance

“Vi ville være tre-fire gange så mange medarbejdere, og vores arbejde ville være meget mere manuelt. I dag arbejder vi i stedet aktivt og fremadrettet for at simplificere processen med stamdata og løfte datakvaliteten. Vi tænker i rækkefølger, hierarkier og struktur for at få en ændring ét sted til at slå maksimalt igennem i hele SAP-miljøet”.

Væk med meningsløse felter

Hver dag opretter medarbejderne mellem 50 og 100 materialer. På grund af den regelstyrede tilgang kan medarbejderen nøjes med at udfylde 15 til 18 felter, og så klarer systemet resten af alle de  felter, der skal være udfyldt i SAP pr. materiale. Totalt set over hele koncernen svarer det til at 3615 felter bliver korrekt opdateret. Selve besparelsen på at undgå unødvendige tastetryk bliver til tusindvis af timer på årsplan, men rationaliseringen giver også højere kvalitet i data. Præcisionen er en nødvendighed i en produktionsvirksomhed som Nilfisk-Advance og for at sikre denne præcision skal virksomheden vedligeholde de mange stamdatafelter i SAP. De er svære at huske og tæt på at være meningsløse for den enkelte medarbejder. Derfor er selve elimineringen af svære huskeregler og monotone  indtastningsopgaver med til at skabe høj kvalitet i data.

“En fejl i data kan betyde, at nogen på et lager ikke kan plukke det rigtige materiale. Det kan skabe flere timers forsinkelse og koste bøder. Den slags fejl er i sig selv dyre, og desuden skaber de mistillid til andre data og er en kilde til frustration. Dem ønsker vi at undgå”, siger Kristina Johansson.

Når master data teamet opdager en kilde til fejl, kan de konkret kontakte de mennesker i organisationen, som skaber fejlen gennem forkerte eller mangelfulde indtastninger, eller også kan de måske bygge en regel i it mds, som fjerner problemet fuldstændigt.

Fleksibilitet i forretningen

Planning-teamet i supply chain-delen af koncernens organisation foretager nogle gange ændringer, der påvirker alle 135.000 varenumre. Hos Nilfisk-Advance er det ikke en stopklods for forandringen, for virksomheden styrer uden om denne gigantiske manuelle tasteopgave. Master data teamet bruger i stedet den automatiserede tilgang i form af it mds. Resultatet er forretningsmæssig fleksibilitet, fordi koncernen forholdsvis nemt kan ændre sine data. I selve manøvren sparer man tid på tasterne, og koncernen undgår muligheden for fejl, hvilket er endnu mere værdifuldt.

“Simplificering, kvalitet og governance er ledetrådene i vores arbejde. Heldigvis har vi haft it mds lige fra starten med SAP i 2007, og vi har opbygget en god erfaring med at styre master data gennem regler”, siger Kristina Johansson.

Kreative test af dataflow

Blandt de mere simple regler i it mds er, at en leverandør – f.eks. en leverandør af batterier eller en fabrik i koncernen – altid har én bestemt indkøbsgruppe. Alene dette sparer en fast rutine af banale opdateringer. Den tætte styring af data giver også muligheder for at sikre nye gevinster. Mange varer passerer grænser, og derfor kan koncernen tage højde for at varebeskrivelsen matcher toldkoden på et tidligt tidspunkt i processen. Måske er ”del til støvsuger” ikke en passende toldkode, mens ”2 meter PVC-slange” skaber en gnidningsfri grænsepassage. “Vores arbejde er rigtigt spændende, fordi vi kan arbejde aktivt med at optimere datakvaliteten og matche forretningen bedst muligt”, siger Kristina Johansson. “I stedet for at taste os til bedre datakvalitet bruger vi nu tiden til forretningsprocesser og definition af regler. Vi har jo kontakt til alle andre afdelinger i virksomheden, fordi alle er afhængige af de samme data. Vi tester og udvikler f.eks. dataflows vedrørende indkøb, salg eller fakturering. Men det kan også være en release-proces vi kigger på, og så skal vi have kontakt med udviklerne, fabrikkerne og måske salgsfolk”.

I dag rummer it mds hos Nilfisk-Advance omkring 2000 regler, der muliggør den store simplificering af den daglige udfordring med materiale – data. Nilfisk-Advance implementerede it mds sammen med NTT DATA Business Solutions-selskabet 2C change i 2007.