Kanton St. Gallen, Kanton Zürich

Kanton St. Gallen Migrationsamt – Kanton Zürich Finanz- und Sicherheitsdirektion – Öffentliche Verwaltung – 50 User Kanton St. Gallen – 60 User Kanton Zürich

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Eine einfache und kostengünstige Abhandlung der Pass- und ID-Karten-Bezahlvorgänge hatten die Kantone St. Gallen und Zürich im Blick, als sie sich nach einer geeigneten SAP-Lösung für diesen Bereich umschauten. In beiden Kantonen erfüllte die bisherige Branchen-Software die geforderten Leistungen nicht mehr.

In St. Gallen hatte man dieses Problem zunächst durch Optimierungen und manuelle Prozesse zu lösen versucht – doch bei 40.000 jährlich anfallenden Geschäften im Kanton St. Gallen und 75.000 im Kanton Zürich sollte eine in die SAP-Systeme integrierte Kasse die anfallenden Arbeiten zukünftig wesentlich erleichtern. „Uns kam es insbesondere darauf an, dass die Benutzeroberfl äche so intuitiv wie möglich gestaltet ist, dass auch ungeübte Kräfte schnell und sicher die Kasse bedienen können“, berichtet Marc Zeugin, SAP Projektleiter der Finanzdirektion des Kantons Zürich.

Marc Fahrni, Leiter Zentrale Dienste des Kantons St. Gallen ergänzt: „Auch mehr Transparenz wollten wir mit einer solchen SAP PC-Kassenlösung
erzielen. Sämtliche Geschäfte sollten übersichtlich im System abrufbar sein.“
Das NTT DATA Business Solutions-Team stellte den Vertretern der Finanzdirektion und der Sicherheitsdirektion des Kantons Zürich die hauseigene Kassenlösung it.kasse vor. Die Verantwortlichen liessen  sich schnell überzeugen. „Diese Lösung ist für uns ideal, weil sie die vorhandene SAP Systeminfrastruktur direkt nutzt – mit der integrierten PC-Kasse treten keine Medienbrüche auf, auch externe Schnittstellen sind nicht notwendig“, berichtet Marc Zeugin. Da sämtliche Zahlterminals zentral von einem Server aus angesprochen werden, sind auch keine Zusatzinstallationen auf den Kassen-PCs notwendig.

Werden Pässe verkauft, wird im Hintergrund ein Vertriebsauftrag generiert, der fakturiert und  automatisch in das Finanzwesen (FI) übergeleitet wird. Damit entfällt für die Buchhaltung, aufgrund der automatischen Spesen-Buchungen der Karten-Zahlungen, ein Arbeitsschritt. Für die richtige Transparenz bei allen Geschäften sorgt das Modul für die Materialwirtschaft (MM), damit stehen statistische Informationen zu den Verkäufen jederzeit zur Verfügung. Bei Bedarf kann jedes einzelne Geschäft nachvollzogen werden – dafür sorgen die Cockpits mit ihrem klaren Monitoring. Sollte einmal ein Pass falsch ausgestellt worden sein, erlaubt der Retouren-Prozess diesen Artikel zurückzunehmen und umzubuchen.

Intuitiv und massgeschneidert

„Unser Team war von der PC-Kassenlösung sofort begeistert und arbeitet nach wie vor hoch motiviert mit dem System“, schildert Andreas Bucher, Schalterchef Passbüro Zürich. „Denn auch ohne grosse Schulungen war es allen Mitarbeitenden möglich, die einfachen Funktionen schnell zu erlernen. So macht die Arbeit Spass!“ Die guten Erfahrungen, die in Zürich mit der Kassenlösung gemacht wurden, führten auch in St. Gallen dazu, dass das NTT DATA Business Solutions-Team aktiv wurde. „Bei uns arbeiten rund 50 Mitarbeitende mit der Lösung – für die sollte es jedoch auch möglich sein, neben den Pässen weitere Artikel, zum Beispiel amtliche Dokumente des Ausländerbereiches, zu verkaufen“, informiert Marc Fahrni. Auch diese Anforderung konnte das NTT DATA Business Solutions-Team umsetzen und so stehen an jedem Standort genau die gewünschten Artikel zur Verfügung. Dank dem detaillierten Customizing können die benötigten Funktionalitäten und Validierungen der Formular-/Passnummern bis ins Details konfiguriert und an einem Standort zugewiesen werden.

„Die Einführung eines kundenfreundlichen Prozesses wurde durch die it.kasse Lösung begünstigt“, so Marc Fahrni. „Zudem konnten durch den geregelten Einnahme-Prozess Fehlerquellen eliminiert werden. Aber grundsätzlich ist diese  Lösung auch für die übrigen Schweizer Kantone interessant – schliesslich werden in allen Kantonen Pässe ausgestellt.“
Die Optimierungen, die im Kanton St. Gallen durchgeführt wurden, sind inzwischen auch im Kanton Zürich im Einsatz. So profitieren die Ämter in beiden Kantonen von den erreichten Synergien, was wiederum Kosten sparen hilft.