Automatiseret håndtering af omkostningsfakturaer er en af stordriftsfordelene i kreditorfunktionens shared servicecenter hos detailgiganten JYSK. Løsningen bag ”e-faktura” hedder MAKIRA Approve. SAP-partneren er NTT DATA Business Solutions (NTT DATA).
Uden it-understøttelsen havde vi ikke kunnet klare den transaktionsmængde, som vi klarer. Fordelen er, at vi automatiserer og strømliner hele processen omkring en faktura.
Uffe Christensen, Økonomichef, JYSK
Lars Larsen åbnede den første JYSK-butik 1979 i Aarhus, Danmark, hvor den ligger endnu. Dengang hed virksomheden JYSK Sengetøjslager, og siden er navnet ændret til JYSK i 2001. Idag har JYSK ca. 1900 butikker i 34 lande. I Tyskland og Østrig hedder butikkerne Dänisches Bettenlager, hvilket er et selvstændigt selskab i JYSK gruppen. Med tiden skifter også disse butikker navn til JYSK. JYSK gruppen er personligt ejet af entreprenøren Lars Larsen. Omsætningen er på ca. 2,5 mia. euro, og væksten er stabil og kontrolleret. Det totale antal medarbejdere er 28.500 (2022). JYSK’s ambition er at være markedsleder inden for alt til soveværelset, badeværelset, vinduet, dagligstuen og terrassen.
Automatiseret håndtering af omkostningsfakturaer er en af stordriftsfordelene i kreditorfunktionens shared servicecenter hos detailgiganten JYSK. Løsningen bag ”e-faktura” hedder MAKIRA Approve. SAP-partneren er NTT DATA Business Solutions (NTT DATA).
Kreditorfunktionen for Danmark, Sverige, Norge og Holland i JYSK er samlet hos et team på seks mennesker. Medarbejdertallet i funktionen er faldet over de sidste fire år selv om antallet af håndterede JYSK-butikker i samme tidsrum er vokset med 70 til i alt 343. Kreditor-teamet i Brabrand er over de sidste år blevet et shared service center for fire lande. Trods den store vækst i antallet af transaktioner lægger teamet beslag på færre ressourcer end tidligere. Årsagen er bl.a. udviklingen af ”e-faktura”, som er en automatiseret håndtering af fakturaer på f.eks. fragt, kontorartikler, håndværkere, alarmer og aviser og meget mere til
butikkerne i de fire lande. JYSK udviklede sit system sammen med sin SAP partner, NTT DATA, som nu sælger det som SAP modulet ”MAKIRA Approve”.
“Rationalet bag shared service og e-faktura er stordriftsfordele”, siger økonomichef Uffe Christensen fra JYSK. “Uden it-understøttelsen havde vi ikke kunnet klare den transaktionsmængde, som vi klarer. Fordelen er, at vi automatiserer og strøm – liner hele processen omkring en faktura. E-faktura rummer et workflow-system, så fakturaen automatisk kommer hen til den rette person til godkendelse, og at den bogføres og konteres korrekt. Alle i vores organisation har nu et langt højere informationsniveau om fakturaer og omkostninger”.
“Konsulenterne fra NTT DATA er fagligt dygtige og behagelige mennesker. Deres professionalisme er afgørende for, at vi er kommet frem til nogle gode resultater. Processen var ikke kun et spørgsmål om it-projektet og SAP-teknologien. Det tog ganske lang tid at få både os selv og vores leverandører til at ændre adfærd, og vi kan stadig blive bedre og høste flere fordele”, siger Uffe Christensen.
Sammen med økonomidirektøren i JYSK Nordic stod Uffe Christensen bag tanken om shared service center og elektronisk fakturahåndtering. Tanken var at effektivisere økonomifunktionen i de løntunge, europæiske lande med et stort antal transaktioner. Løsningen fungerer nu på tredje år, og resultaterne er gode.
Over 100 personer i de fire JYSK-lande har budgetansvar for denne type af omkostninger. Og hvor man tidligere brugte meget tid på at finde fysiske bilag, er de nu elektroniske. Derfor kan den budgetansvarlige selv finde de rigtige bilag frem, og det giver kortere reaktionstid, bedre viden og færre fejl.
“Vi sparer en masse penge, fordi der er mere transparens. Igangsætteren af en aktivitet får lynhurtigt et billede af de fakturaer, som aktiviteten fører med sig. Vi har en kort vej fra faktura til handling, og økonomiafdelingen er ikke længere flaskehals. Nu kan de budgetansvarlige lave selvbetjening”, siger Uffe Christensen
E-faktura hos JYSK – og MAKIRA Approve – styrer de nødvendige forretningsprocesser relateret til indkøbsordrer og fakturaer. Når dokumentet er gjort elektronisk – enten fordi leverandøren selv føder fakturaen ind som elektronisk dokument, eller fordi JYSK selv konverterer papir til e-faktura – kan løsningen håndtere alle arbejdsgange. Løsningen påfører, hvis det er muligt, konteringsinformationer automatisk ud fra data på fakturaerne. Systemet bygger på SAP’s workflow engine, hvilket tillader mange udvidelser og tilretninger.
JYSK har nu 400 oprettede leverandører, som pr. automatik sender fakturaer som e-fakturaer. Danmark er både det største JYSK-land af de fire lande, og samtidig har den danske stat forlangt elektronisk faktura, og derfor er mange leverandører gode til at fakturere elektronisk.
“I Danmark håndterer vi nu 70 pct af ca. 25.000 årlige fakturaer elektronisk. Holland ligger på samme niveau, mens Sverige og Norge ligger på 30 pct. Vi arbejder hårdt på at løfte procentsatsen, fordi vores økonomiske og tidsmæssige besparelse vokser med udbredelsen. Ellers må vi selv scanne fakturaen ind”, siger Uffe Christensen, som vurderer, at JYSK kan nå op på at modtage 90 pct af sine fakturaer elektronisk. Investeringen i at strukturere hele processen omkring fakturaer kommer bedst hjem i lande med et stort antal fakturaer og høje lønomkostninger, for så vokser besparelsen på ”manuelt” arbejde i økonomifunktionen.
In 2018, the Financial Excellence team at the iconic Danish luxury audio company, Bang & Olufsen, did an end-to-end assessment of their invoice handling system. This was step one on their journey from traditional manual processes and tools to a more agile and automated approach. Inefficient, time-consuming, and resource-heavy workflows...
LOGSTOR produces pre-insulated pipe systems for customers around the world and production requires materials and commodities from a range of international suppliers.
Gennem sit tætte samarbejde med NTT DATA Business Solutions fik Nilfisk kendskab til MAKIRA Capture - en softwarerobot udviklet til at håndtere alle typer af forretningsdokumenter.
